Wie Scrum-Teams Stakeholder verlieren und was Sie dagegen tun können 🇩🇪

TL; DR: Wie Scrum-Teams Stakeholder verlieren

In diesem Artikel decken wir typische Wege auf, wie Scrum-Teams Stakeholder verlieren, von überzogenen Leistungsversprechen über schlechte Risikokommunikation bis hin zur Vernachlässigung von Stakeholder Feedback. Darüber hinaus werden wir aber auch Strategien zur Überwindung dieser Anti-Muster erkunden, wie wir durch den Aufbau von Vertrauen, die Abstimmung von Prioritäten und die Verbesserung der Zusammenarbeit eine erfolgreiche Produktentwicklung auf die Beine stellen können.

Neun Anti-Muster, wie Scrum-Teams Stakeholder verlieren

Die folgende Liste soll Scrum-Teams ein klares Verständnis für häufige Fehler im Umgang mit Stakeholdern vermitteln und praktische Ratschläge zur Verbesserung dieser Beziehungen geben, um bessere Ergebnisse und eine effektivere Zusammenarbeit zu erreichen:

1. Mehr versprechen als geliefert werden kann:
   • Manifestation: Teams verpflichten sich zu mehr Arbeit, als realistischerweise innerhalb eines Sprints abgeschlossen werden kann, was zu unerfüllten Erwartungen seitens der Stakeholder führt.
   • Perspektive der Stakeholder: Stakeholder sind auf die Zusagen des Scrum-Teams angewiesen, um ihre Aktivitäten zu planen und die Erwartungen ihrer Kunden und Vorgesetzten zu erfüllen. Wenn Teams zu viele Versprechungen machen und zu wenig liefern, werden diese Pläne durchkreuzt. Es untergräbt das in das Team gesetzte Vertrauen in die Zuverlässigkeit, da die Stakeholder deswegen wahrscheinlich mit negativem Feedback konfrontiert werden, was sich möglicherweise auf ihre Karriereperspektiven auswirkt, obwohl sie von anderen Teams für die Lieferung abhängig sind. Die Verantwortung für das Scheitern liegt dann bei ihnen.
   • Erster Schritt: Initiieren Sie eine gründliche Überprüfung der Kapazitäten und Lieferfähigkeiten des Teams, um die zukünftige Planung zu verbessern. Zwar erwartet niemand „präzise Prognosen“, aber ein angemessenes Vertrauen in die Prognosen wird erwartet. Führen Sie mit den Beteiligten transparente Diskussionen darüber, was realistischerweise erreichbar ist, und berücksichtigen Sie dabei die aktuelle Kapazität, die Fähigkeiten und mögliche Hindernisse des Teams. Dieser Ansatz fördert das Vertrauen durch Ehrlichkeit und realistische Planung.
2. Unzureichende Einbeziehung von Stakeholdern:
   • Manifestation: Scrum-Teams beziehen die Stakeholder nicht ausreichend in den Entwicklungsprozess ein, insbesondere während der Sprint Reviews.
   • Perspektive der Stakeholder: Eine effektive Einbindung stellt sicher, dass die Stakeholder informiert sind und ein Mitspracherecht im Entwicklungsprozess haben. Eine unzureichende Einbindung führt dazu, dass sie sich ausgegrenzt fühlen und die Relevanz und die Ausrichtung der Arbeitsergebnisse des Teams auf ihre tatsächlichen Bedürfnisse in Frage stellen. Dies kann zu einer geringeren Unterstützung führen oder den Nutzen von Scrum selbst in Frage stellen. (Bitte beachten Sie: Wir werden nicht dafür bezahlt, Scrum zu praktizieren, sondern dafür, die Probleme unserer Kunden im Rahmen der gegebenen Einschränkungen zu lösen und gleichzeitig zur Nachhaltigkeit des Unternehmens beizutragen.)
   • Erster Schritt: Erstellen Sie einen strukturierten Beteiligungsplan, der über die Einladung zu den üblichen Sprint Review Sessions hinausgeht und regelmäßige Kontaktpunkte und Feedback-Möglichkeiten mit den Stakeholdern vorsieht. Der Plan sollte die Einbeziehung und das aktive Einholen von Beiträgen in den Vordergrund stellen, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder kontinuierlich in den Arbeitsablauf des Teams integriert werden. Eine ausgezeichnete Praxis in dieser Hinsicht sind beispielsweise gemeinsame User Story Mapping-Workshops. Erfahren Sie mehr über Stakeholder-Kommunikation hier.
3. Mangelhafte Kommunikation von Risiken und Problemen:
   • Manifestation: Teams vermeiden es, potenzielle Risiken und Probleme mit Stakeholdern zu besprechen, in der Hoffnung, sie intern lösen zu können.
   • Perspektive der Stakeholder: Da Scrum Transparenz verspricht, erwarten die Stakeholder, dass sie über potenzielle Risiken und Probleme informiert werden; eine ausgezeichnete Methode zur Risikominderung. Das Verschweigen dieser Tatsachen kann jedoch zu unerwarteten Wendungen führen, so dass sich die Stakeholder getäuscht fühlen und die Integrität des Teams und seine Fähigkeit, Herausforderungen proaktiv zu bewältigen, in Frage stellen. Außerdem können sich Kommunikationsfehler direkt auf die Karriereaussichten der Stakeholder auswirken, insbesondere bei wichtigen Projekten oder Produkten.
   • Erster Schritt: Entwickeln Sie eine Strategie für die Risikokommunikation, die regelmäßige Updates zu potenziellen Problemen und Plänen zu deren Behebung beinhaltet. Diese Strategie sollte auf Offenheit und gemeinsame Problemlösung abzielen und die Beteiligten dazu einladen, ihre Erkenntnisse und ihre Unterstützung einzubringen, um so eine Partnerschaft zu stärken, die auf gegenseitigem Vertrauen und Respekt beruht. Engagierte Sprint Review-Sitzungen und regelmäßige gemeinsame Retrospektiven von Stakeholdern und Scrum-Team sind ein guter Anfang. Erfahren Sie mehr über Stakeholder-Retrospektiven hier.
4. Ignorieren von Stakeholder-Feedback:
   • Manifestation: Scrum-Teams versäumen es, das Feedback der Stakeholder während oder nach den Sprint Reviews zu berücksichtigen oder adäquat darauf einzugehen.
   • Perspektive der Stakeholder: Stakeholder geben Feedback auf der Grundlage ihres Fachwissens, ihrer Erfahrung und ihres Verständnisses der Kundenbedürfnisse. Das Ignorieren dieses wertvollen Inputs kann zu Ergebnissen führen, die nicht mit den Anforderungen des Marktes oder den Geschäftszielen übereinstimmen und den wahrgenommenen Wert der Arbeit des Scrum-Teams schmälern.
   • Erster Schritt: Schaffen Sie einen Feedback-Mechanismus, um das gesamte Feedback der Stakeholder zu erfassen, zu bewerten und angemessen zu behandeln. Dieser Mechanismus sollte eine transparente Kommunikation darüber beinhalten, wie das Feedback eingearbeitet wird oder warum bestimmte Vorschläge nicht umgesetzt werden können, um ein Umfeld des gegenseitigen Respekts und Verständnisses zu erhalten. Ein hervorragendes Instrument für diesen Zweck ist ein transparentes System, das Feedback, Vorschläge oder Anforderungen in das Product Backlog eines Scrum-Teams einfließen lässt.
5. Mangelnde Sichtbarkeit in Sachen Fortschritt:
   • Manifestation: Scrum-Teams versäumen es, klare und verständliche Updates über den Fortschritt auf dem Weg zum aktuellen Produktziel zu liefern, lassen die Stakeholder im Ungewissen und tragen zur allgemeinen Unsicherheit in einer komplexen Umgebung bei.
   • Perspektive der Stakeholder: Regelmäßige Fortschrittsberichte sind für die Stakeholder wichtig, damit sie Vertrauen in die Richtung und die Leistungen des Teams haben. Ein Mangel an Transparenz kann zu Unsicherheit und Ängsten führen, was das Vertrauen in die Fähigkeit des Teams, die Ziele zu erreichen, untergräbt und die Fähigkeit der Stakeholder verringert, das Projekt zu unterstützen und zu befürworten.
   • Erster Schritt: Nutzen Sie Tools und Dashboards, um in Echtzeit transparente Einblicke in den Fortschritt und die Herausforderungen des Teams zur Verfügung zu stellen. Stellen Sie sicher, dass diese Tools auch für nicht-technische Stakeholder zugänglich und verständlich sind, damit sie die Entwicklungen genau verfolgen können und sich über die Fortschritte des Teams auf dem Weg zum Produktziel sicher fühlen. Neben speziellen Informationsradiatoren, die auf die Informationsbedürfnisse der Stakeholder zugeschnitten sind, kann ein Team zusätzliche Taktiken anwenden, wie z. B. Zugang zu seinem Produkt-Backlog gewähren, möglicherweise Einladungen zu Daily Scrum-Sitzungen aussprechen, wenn das Team dies einstimmig unterstützt, gute alte Berichte und internen Newsletter erstellen oder ein Teamtagebuch in Form eines Blogs, einer Confluence-Seite oder sogar eines GitHub-Repository führen.
6. Verfehlte Prioritäten:
   • Manifestation: Scrum-Teams priorisieren die Arbeit nach ihrer Wahrnehmung und nicht nach Wert aus Sicht der Stakeholder oder des Unternehmens, was zu falsch ausgerichteten Ergebnissen führt.
   • Perspektive der Stakeholder: Die Stakeholder erwarten, dass sich das Team auf die Bereitstellung des höchsten Geschäfts- und Kundenwerts konzentriert. Wenn die Prioritäten nicht aufeinander abgestimmt sind, signalisiert dies eine Diskrepanz zwischen den Aktivitäten des Teams und den allgemeinen Unternehmenszielen, was zu Frustration führt und die strategische Ausrichtung des Teams in Frage stellt. Darüber hinaus kann die falsche Ausrichtung dazu führen, dass die Unterstützung für ein Scrum-Team nachlässt, was möglicherweise zu einer Streichung von Mitteln führt.
   • Erster Schritt: Führen Sie einen Workshop zur Ausrichtung der Prioritäten mit den wichtigsten Stakeholdern durch, um deren Vision, Ziele und Erwartungen zu verstehen. Nutzen Sie dieses Verständnis, um die Erstellung des Produktziels eines Scrum-Teams, des Product Backlogs und folglich künftiger Sprint Planning-Sitzungen zu steuern. Stellen Sie so sicher, dass die Bemühungen des Teams direkt zur Erreichung der strategischen Ziele beitragen. Ausgezeichnete Hilfsmittel für diesen Zweck sind Visualisierungstools wie der Product Strategy Canvas, der Business Model Canvas oder der Product Goal Canvas. 
7. Fehlgeleitete Erwartungshaltung:
   • Manifestation: Scrum-Teams definieren oder kommunizieren nicht klar, was innerhalb eines Sprints erreichbar ist und setzen damit unrealistische Erwartungen.
   • Perspektive der Stakeholder: Klare Erwartungen an die Sprint-Ziele sind für die Zufriedenheit der Stakeholder von grundlegender Bedeutung. Wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden, kann dies zu Enttäuschungen führen und den Eindruck erwecken, dass das Team keinen Mehrwert liefert. Dies wirkt sich auf den Ruf des Teams und das Vertrauen der Stakeholder aus und kann zu mehr Überwachung und Mikromanagement durch die Stakeholder führen, zum Beispiel in Form von auferlegten Deadlines.
   • Erster Schritt: Investieren Sie in die Ausrichtung der Stakeholder und des Scrum-Teams auf die gemeinsamen Geschäftsziele. Helfen Sie dem Scrum-Team zu verstehen, was aus Sicht des Unternehmens und des Kunden am wünschenswertesten ist. Gleichzeitig helfen Sie als Team den Stakeholdern, auch den nicht-technischen, zu verstehen, was in welchem Zeitrahmen technisch machbar ist. Helfen Sie ihnen auch zu verstehen, welche Änderungen das Team vornehmen müsste, z. B. in Bezug auf Fähigkeiten, Teamzusammensetzung, Tools oder Architektur, um die Kluft zwischen den Ambitionen der Stakeholder und einer realistischen Lieferung zu verringern.
8. Vernachlässigung von nicht-technischen Stakeholdern:
   • Manifestation: Scrum-Teams konzentrieren sich ausschließlich auf technische Aspekte und versäumen es, sich mit den Stakeholdern über geschäftliche Belange oder Benutzererfahrungen auszutauschen.
   • Perspektive der Stakeholder: Alle Stakeholder haben unabhängig von ihren technischen Kenntnissen ein persönliches Interesse am Erfolg des Projekts. Die Vernachlässigung nicht-technischer Interessenvertreter kann zu mangelnder Akzeptanz und Unterstützung führen, da sie das Gefühl haben können, dass ihre Beiträge oder Bedenken nicht berücksichtigt oder geschätzt werden. Diese Wahrnehmung der Ablehnung kann dazu führen, dass das Team auf lange Sicht weniger Unterstützung erhält und sich die Stakeholder möglicherweise gegen das Team selbst wenden.
   • Erster Schritt: Organisieren Sie Informationsveranstaltungen für nicht-technische Interessengruppen, um den Entwicklungsprozess zu entmystifizieren und ihre sinnvolle Beteiligung zu erleichtern. Außerdem sollten Sie die Kommunikation und die Aktualisierungen so gestalten, dass sie für alle Beteiligten zugänglich sind, damit sie sich effektiv in das Team und seine Arbeit einbringen können. Als vorbereitende Maßnahme auf Seiten des Scrum-Teams sollten Sie sich außerdem mit der Stakeholder-Landschaft Ihres Teams auseinandersetzen: Wen müssen Sie in welchem Umfang in Ihrer Nähe halten, um die Zukunft des Teams zu sichern?
9. Unzureichende Ausbildung der Stakeholder:
   • Manifestation: Die Teams gehen davon aus, dass die Stakeholder die agile Produktentwicklung im Allgemeinen und die Scrum-Prozesse und seine Rollen im Besonderen verstehen, was zu Verwirrung und Fehlausrichtung führt.
   • Perspektive der Stakeholder: Ein grundlegendes Verständnis von Scrum ermöglicht es den Stakeholdern, sich am agilen Prozess zu beteiligen und ihn wirksam zu unterstützen. Ohne dieses Verständnis besteht die Gefahr einer falschen Ausrichtung und Frustration, da die Stakeholder die Wichtigkeit ihre Rolle bei der Unterstützung des Scrum-Teams, des Produkterfolgs oder der Gründe für die Entscheidungen des Teams möglicherweise nicht verstehen.
   • Erster Schritt: Entwickeln Sie ein maßgeschneidertes Schulungsprogramm für Stakeholder, das die wichtigsten Scrum-Prinzipien und -Praktiken sowie die von ihnen erwarteten Rollen und Beiträge abdeckt. Sie können ein effektives Programm auch für Stakeholder erstellen, die in der Kunst der Entwicklung neuer Produkte völlig ungebildet sind. Erfahren Sie hier mehr über ein erfolgreiches Schulungsprogramm für Stakeholder: App Prototyping with Absolute Beginners – Creating a Shared Understanding of How Empiricism Works.

Zum Nachdenken anregende Fragen

Gibt es noch mehr, was wir darüber wissen sollten, wie Scrum-Teams Stakeholder verlieren? Ziehen Sie z. B. die folgenden Überlegungen in Betracht:

• Wie können Scrum-Teams ein Gleichgewicht zwischen den Erwartungen der Stakeholder und den realistischen Lieferfähigkeiten herstellen?

• Wie kann eine kontinuierliche Aufklärung der Stakeholder die Effektivität von Scrum-Prozessen verändern? Und wie müssen die Stakeholder die Scrum-Teams die geschäftlichen Angelegenheiten schulen, um die Abstimmung zu verbessern?

• Wie wirken sich eine transparente Risikokommunikation und die Einbeziehung von Stakeholder-Feedback — oder das Fehlen davon — auf die langfristige Beziehung zwischen Scrum-Teams und Stakeholdern aus?

Fazit

Eine erfolgreiche Scrum-Implementierung hängt nicht nur von der Einhaltung von Prozessen ab, sondern auch von der Pflege intensiver, auf Vertrauen basierender Beziehungen zu den Stakeholdern. Es ist von entscheidender Bedeutung, häufige Fallstricke wie zu hohe Leistungsversprechen, unzureichendes Engagement und mangelnde Sichtbarkeit zu überwinden. Durch klare Kommunikation, Aufklärung der Stakeholder und Abstimmung der Prioritäten können Scrum-Teams sicherstellen, dass ihre Bemühungen mit den Bedürfnissen der Stakeholder und den Unternehmenszielen übereinstimmen, was letztlich zu einer unterstützenden, kooperativen und effektiven Produktentwicklungsumgebung führt.

Wie verbessert Ihr Team die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern? Bitte teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit.

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