Introduction
Nous participons tous à de très nombreux événements, réunions, ateliers, séminaires… qui ont pour ambition de faire levier sur l’intelligence collective des participants.
Force est de constater que ces événements sont bien souvent mal vécus par les participants qui se plaignent que l’événement est ennuyeux, que peu de décisions sont prises, que les gens ne s'écoutent pas, se coupent la parole ou que leur propos sont déformés voire ignorés.
Nos expériences nous démontrent ainsi bien trop fréquemment l’importance de la facilitation et de l’importance qu’une ou plusieurs personnes soient les garants du processus de facilitation afin de garantir la productivité de l’événement.
La facilitation
Scrum.org nous propose cette description de la Facilitation :
“La facilitation peut être utilisée pour amener les gens vers des objectifs convenus d'une manière qui encourage la participation, l'appropriation et la créativité de toutes les personnes impliquées.”
Pour que le processus de facilitation soit efficace, il est important de garder en tête 5 grands principes. La facilitation devra être :
- participative : toutes les personnes invitées doivent être actives
- saine : respectueuse, énergique et ouverte aux idées de tous
- transparente en favorisant l’alignement et la clarté dans les actions et les apprentissages
- appuyée sur des processus efficaces aidant à l’inclusion de tous ; à l’ouverture d’esprit ; à la prise de décision ; à créer de l’énergie (en piochant par exemple librement dans les boîtes à outils telles que Innovation Games ; Liberating Structures ou les techniques de facilitation graphique)
- focalisée sur un objectif clair et partagé par tous
Facilitation dans la Scrum Team
Le cadre de travail Scrum embarque 5 événements. Il y a ainsi a minima 5 opportunités d'événements à faciliter si l’on veut assurer l’utilisation efficace du cadre dont le Sprint lui-même à faciliter dans sa globalité.
Lors du Sprint, de très nombreuses occasions vont apparaître pour avoir des prises de décisions collectives au sein de la Scrum Team, comme dans la collaboration entre la Scrum Team et les parties-prenantes. Cela peut se faire par exemple en accompagnement du Product Owner, ou lors de sessions de raffinage sollicitant des experts externes à la Scrum Team.
Lors des événements spécifiques au cadre Scrum, la facilitation sera normalement assurée par les membres de la Scrum Team eux-mêmes.
Initialement, le Scrum Master sera souvent mis à contribution en tant que facilitateur. Mais prenons garde à ce que cette posture ne soit pas la chasse gardée du Scrum Master.
Le Daily Scrum, événement prévu par et pour les Développeurs ne nécessite normalement pas la présence du Scrum Master. Cela illustre parfaitement que le cadre Scrum attend des Développeurs qu’ils soient en mesure de faciliter en totale auto-gestion cet événement sans le Scrum Master. Ce raisonnement s'applique bien évidemment aux autres événements.
Du côté du Product Owner, le Scrum Master ne sera pas toujours disponible pour l'accompagner à l'occasion de tous les ateliers de réflexion avec les parties-prenantes.
En effet, selon le Guide Scrum 2020, les responsabilités du Scrum Master inclut de :
“Veiller à ce que tous les événements Scrum aient lieu et soient positifs, productifs et maintenus dans les délais.”
La manière dont le Scrum Master va assurer que les événements sont productifs est totalement laissée à son appréciation, dépendant bien sûr du contexte. La facilitation sera l’une des options, parmi d’autres.
Place du Scrum Master dans la Scrum Team
Les compétences de facilitation font partie de la boîte à outils que le Scrum Master se doit de maîtriser. Mais la raison d’être du Scrum Master est de cultiver l’auto-gestion de l’équipe et non de briller en se donnant en spectacle.
Il est donc fondamental que le Scrum Master mobilise ses autres talents, typiquement en tant que mentor ou coach pour permettre à la Scrum Team de monter en autonomie et que les membres de la Scrum Team se sentent tous totalement propriétaires des processus utilisés par l’équipe.
L’appropriation des compétences de facilitation par le PO et les Développeurs permettra au Scrum Master de travailler avec des postures encore plus basses et ouvertes telles que le coaching pour aider l’équipe à davantage conscientiser tous ces processus explicites et implicites afin de toujours se questionner et progresser.
Lors d’un Daily Scrum facilité par les Développeurs eux-mêmes, le Scrum Master peut également rappeler la raison d’être du Daily Scrum ou d’autres éléments structurant du cadre (pourquoi avoir un Sprint Backlog transparent ; pourquoi orienter les débats autour du Sprint Goal ; pourquoi la présence du PO n’est pas requise au Daily Scrum…)
Enfin, n’oublions pas que le Scrum Master reste un membre de la Scrum Team. À ce titre, qu’il soit en posture de facilitateur ou non, il reste toujours légitime pour participer aux débats de l’équipe.
Conclusion
Quel que soit votre rôle dans la Scrum Team, le développement de vos propres compétences de facilitation sera un atout majeur pour toute l’équipe.
Ne comptez-pas sur le Scrum Master pour tenir systématiquement la casquette de facilitateur pour qu’il “sauve” tous les événements.
Et maintenant, quelle est votre prochaine étape dans le développement de vos compétences de facilitateur ? (en discuter avec moi voire participer à la toute nouvelle formation Professional Scrum Facilitation Skills sont des options envisageables)
Illustrations : https://unsplash.com