Häufiges Feedback ist der Motor, meine Schulungen ständig zu verbessern.
Im Laufe eines zweitägigen Trainings bitte ich die Teilnehmer mindestens zweimal um ein Feedback. Ich bitte sie um eine Rückmeldung, was ihnen am Training, am Trainer und der Interaktion untereinander gefällt und was noch verbessert werden kann. Teilnehmerfeedback ist der entscheide Faktor, der mir hilft zu bewerten, welche Veränderungen meine Schulungen wirklich besser machen und welche ich lieber wieder rückgängig machen sollte.
In den letzten zwei Jahren habe ich als Professional Scrum Trainer über 60 Professional Scrum Trainings gehalten. Im Folgenden findest Du meine Top 5 der häufigsten Feedbacks und ich verrate Dir was ich tue, um mich in diesen Bereichen zu verbessern.
1. Interaktives Training
Tod durch PowerPoint gehört der Vergangenheit an.
Aus eigener Erfahrung weiß ich, je mehr sich die Teilnehmer mit den Lerninhalten aktiv auseinandersetzen, desto mehr lernen sie. Aktive Auseinandersetzung ist meist dann möglich, wenn ich als Trainer weniger rede. Letztes Jahr habe ich meine Redezeit am Stück auf maximal 15 Minuten beschränkt. Mittlerweile bin ich bei 10 Minuten und ich beantworte sofort jede Rückfrage, um auch während eines Vortrags die Schulungsteilnehmer zu motivieren mitzudenken und Fragen zu stellen. Darüber hinaus startet und endet jeder Theorieblock immer mit einer Übung oder Reflexion.
Wie ein guter Kinofilm von Spannung lebt, lebt ein interaktives Training von Abwechslung.
Ständig wechselnde Gruppenstrukturen, wie Paare, kleine Gruppen mit bis zu 4 Personen und Gespräche im Plenum sorgen für Abwechslung. Unterschiedliche Übungsformate, wie Diskussion, Arbeit an Case Studies, Puzzle und Quizze, Lückentexte und Teilnehmer-Vorträge ermöglichen eine Lernatmosphäre, welche durch Abwechslung geprägt ist.
Beispielsweise erkläre ich das Scrum Framework im Professional Scrum Master Training wie folgt:
Zur Hinführung zum Thema lade ich die Lernenden ein, die Elemente des Scrum Rahmenwerk zu benennen. Diese Übung machen sie als Paar. Aufbauend auf ihrem Ergebnis, erkläre ich dann im Plenum das Framework für alle. Um das Gehörte konkret einzuüben, fordere ich die Schulungsteilnehmer auf, einen kurzen Vortrag zu einem Element des Frameworks vorzubereiten. Diese Übung machen sie in Gruppen von bis zu vier Personen. Nach der Vorstellung erhält jeder Teilnehmer die Möglichkeit, das Gelernte in seinem persönlichen Lernlog zu notieren.
2. Gute Erklärungen
Fragen beantworten ist keine Kunst, sondern solides Handwerk. Es gibt zwei Tools, die es zu meistern gilt.
15-5-1 oder die Kunst bei Erklärung nie in Zeitnot zu kommen.
Egal wie viel Zeit für eine Erklärung bleibt, die Frage sollte beantwortet werden. Deshalb übe ich, jeden Sachverhalt in 15 Minuten, 5 Minuten und einer Minuten zu erklären. Mein 15-5-1 Framework hilft mir jeden Inhalt angemessen zu vermitteln, auch, wenn ich keine Zeit habe auf eine Übung oder Folie zurückzugreifen.
Ein weiteres hilfreiches Tool, um Fragen auf den Punkt zu beantworten, folgt einem Schema, welches ich von Simon Riendl in meiner Ausbildung zum Professional Scrum Trainer gelernt habe:
Frage, Wiederholung, Atmen, Antwort und Nachfragen.
Nachdem ich die Frage gehört habe, wiederhole ich diese, um sicherzustellen, dass ich sie korrekt verstanden habe. Jetzt folgt der wichtige Punkt: Atmen.
Kurz innezuhalten, bevor ich die Frage beantworte, verschafft mir einen entscheidenden Vorteil: Ich kann denken, bevor ich spreche! Dadurch erhalte ich genug Zeit, um mir eine gute Antwort zurechtzulegen, welche auch wirklich auf dem Punkt ist.
Eine knappe Antwort, die auf dem Punkt ist, ist einer langen Antwort immer vorzuziehen, da die Wahrscheinlichkeit sinkt, den Zuhörer zu verwirren. Durch die anschließende Versicherung, ob die Frage beantwortet wurde, erhalte ich sofort eine Rückmeldung, wie die Antwort angekommen ist. Dies ermöglicht mir noch etwas zu ergänzen oder die Antwort nochmal in andere Worte zu fassen.
3. Gutes Zeitmanagement
Lernzeit ist kostbar. Verschwende sie nicht.
An zwei Stellen im Training sind die Teilnehmer besonders aufmerksam, das ist am Beginn und am Ende der Schulung. Verschwende diese Zeiten nicht mit Vorstellungsrunden oder Präsentation der Agenda, sondern nutze sie, um gleich den wichtigsten Lerninhalt des Trainings zu präsentieren.
Zum Beispiel lasse ich die Teilnehmer noch bei der Teamformungsphase zu Beginn des Trainings die Verantwortlichkeit des Scrum Masters erarbeiten. Laut Trainingsagenda wäre dies erst Thema am Nachmittag des zweiten Tages. Allerdings ist es für mich der zentrale Punkt in einem Professional Scrum Master Training, deshalb sollte es das Erste sein was die Teilnehmer lernen. Mein Hintergedanke hierbei ist, dass jeder Lernende den wichtigsten Lerninhalt bereits verstanden hätte, wäre die Schulung nach der Einführung zu Ende.
Beginne mit dem Ende und nicht mit dem Anfang.
Beim Design des Trainings denke ich immer rückwärts, um das Wesentliche — die Lernziele — beim Training niemals aus dem Auge zu verlieren. Ich überlege mir nicht, was eine gute Einführung oder Kennenlern-Übung sein könnte, sondern welche Lernziele es zu erreichen gilt.
Dabei halte ich mich an die Daumenregel: Ein Lernziel pro Stunde.
Nach Abzug der Pausen kann ich realistisch etwa 12 Lernziele mit den Lernern erreichen. Erst wenn ich die 12 Lernziele identifiziert habe, konzentriere ich mich darauf, welche Übungen diese Inhalte gut vermitteln, was eine gute Einführung zum Thema sein könnte und wie sich die Teilnehmer kennenlernen könnten. Diese Vorgehen spart nicht nur Zeit, sondern rückt die Lerner und ihre Ziele in den Vordergrund.
4. Zu viele Inhalte für zwei Tage Training
Dieses Feedback habe ich sehr lange Zeit immer wieder bekommen.
Seitdem ich in jeder Stunde einen Puffer für Fragen und Antworten am Ende einplane, wird es weniger.
Ein Q&A Puffer verschafft Zeit zum Lernen.
Ich habe den Eindruck, dass es häufig nicht zu viele Inhalte sind, sondern dass die Teilnehmer dieses Feedback äußern, wenn sie nicht genug Zeit haben diese zu verdauen. Wenn der Inhalt durch zu viele Übungen zu stark geballt wird und sie keine Zeit haben, Fragen zu stellen, um das Gelernte Revue passieren zu lassen.
Mit dem Q&A-Puffer erhält eine Lerneinheit von einer Stunde folgende Elemente:
- Verbindungen mit dem Thema herstellen,
- Vermittlung der nötigen Theorie,
- praktische Anwendung der Theorie,
- Zusammenfassung und eigenständige Reflexion der Inhalte,
- Q&A-Puffer
- und 10 Minuten Pause.
Der Puffer ermöglicht mir drei Dinge. Erstens kann ich diese Zeit nutzen, Fragen währendes der Übungen ad-hoc zu beantworten. Zweitens könnte ich Fragende auf das Ende verweisen, da wir dafür extra Zeit reserviert haben. Drittens kann ich die Zeit als Notfallreserve nutzen, um sicherstellen, dass alle Lerninhalte behandelt werden.
Da ich somit jede Stunde in 6 Einheiten unterteile, bleibt für die Vermittlung der Theorie im Schnitt nur mehr 10 Minuten, was uns zu meinem wichtigsten Learning führt.
Erkläre nur das Essenzielle.
Herauszufinden, was das wirklich Essenzielle ist, darin besteht in meinen Augen der Wert eines Trainers.
Ein guter Test hierfür lautet: Wenn ich es weglassen kann und das Erreichen des Lernziel wird nicht gefährdet, dann ist es nicht essenziell und kann weggelassen werden.
Zum Beispiel für das Lernziel "Der Lerner kann eigenständig das Scrum Rahmenwerk erklären" ist das Lesen eines Burndown-Chart nicht essenziell.
Der Burndown-Chart und weitere nicht essenzielle Inhalte können in Hausaufgaben, der Vorbereitung zum Training, den Trainingsunterlagen oder ergänzenden Blog-Artikeln mitgeliefert werden, sind aber nicht Gegenstand des Trainings.
5. Wie lässt sich das gelernte in der Praxis umsetzten?
Vom langjährigen und erfahrenen Projektleiter zum Scrum Master oder Product Owner in zwei Tagen?
Eher nicht.
Veränderungen brauchen Zeit.
Obwohl ich schon seit einigen Jahren Trainer bin, ist es für mich immer noch eine Herausforderung, mit der Erwartung umzugehen, dass nach zwei Tagen Training alles anders ist.
Dabei helfen mir zwei Einsichten:
Trenne das Lernen und die Umsetzung.
Diese Einsicht habe ich von Boris Steiner gelernt. Ein Training schafft eine Umgebung etwas Neues zu lernen. Etwas Neues zu lernen und es gleichzeitig im Unternehmen umzusetzen ist im Trainings-Setup nicht möglich. Teilnehmer, die es versuchen sind schnell frustriert. Eine geeignete Möglichkeit dafür ist Mentoring oder Coaching.
Der Vorteil an einem Training, ist eben, dass Teilnehmer ungezwungen etwas Neues ausprobieren können, ohne den Druck es sofort produktiv anzuwenden. Boris vergleicht das gerne mit dem Bergsteigen. Jeder Teilnehmer steht bereits auf einem Berg. Das Training liefert einem eine gute Vorstellung, wie es auf dem nächsten Gipfel aussehen könnte und eine gute Karte wie man dort hingelangt. Nachdem Training sollte jeder in Ruhe entscheiden, ob es sinnvoll ist, von seinem Gipfel abzusteigen, um den neuen Gipfel zu erklimmen.
Umsetzung beginnt mit einem ersten kleinen Schritt.
Aus meiner Erfahrung ist Demotivation ein häufiger Grund, warum wir ein Vorhaben wieder aufgeben, bevor wir wirklich begonnen haben.
Deshalb versuche ich, die Teilnehmer am Ende des Trainings zu einem ersten kleinen Schritt zu motivieren. Eine einfache Möglichkeit besteht darin, sie einzuladen, sich ihren Schritt auf ein Post-It zu schreiben oder einen entsprechenden Eintrag in ihrem Lernlog zu verfassen. Der Schritt soll dabei so gewählt werden, dass sie umsetzen können, ohne dass sie auf die Hilfe von jemand anderen angewiesen sind. Die Eigenständigkeit ist dabei wichtig, da es die Wahrscheinlichkeit der Umsetzung erhöht.
Darüber hinaus ist klein hierbei entscheidend, denn häufige kleine Schritte führen zu häufigen Erfolgen und Erfolge motivieren. Viele kleine Veränderung machen am Ende den Unterschied. Wenn wir uns jeden Tag nur um 1 % verbessern, dann beträgt die Verbesserung am Ende eines Jahres bereits 37 %. Diese sogenannt 1 %-Methode geht auf James Clear zurück.
Und diese wertvolle Einsicht versuche ich, jedem Lerner beim Besuch eines Trainings ans Herz zu legen.
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