(1/6) Los OKR alinean a los equipos con la estrategia y les permiten separarse del modelo IT services
Las organizaciones tradicionales en su mayoría han adoptado la agilidad de una manera limitada. La han visto como un método para entregar antes y mejor los proyectos identificados en la estrategia y definidos por los departamentos de negocio.
La agilidad frecuentemente se ha instalado dentro de los departamentos de Servicios IT. No ha supuesto un rediseño organizativo con equipos empoderados por la Dirección para ejecutar la estrategia de negocio.
Los Product Owners, que debían ser Product Managers empoderados que acercaran las oportunidades de negocio a los equipos técnicos, se han quedado en su mayor parte como “proxies” o jefes de proyecto ágiles.
Bien, pues los OKR son una oportunidad para cambiar esto. Veamos un ejemplo:
OKR de empresa
Objetivo: mejorar la satisfacción de los clientes con las reservas del gimnasio.
- KR1: El 75% de las reservas las puede hacer el cliente por sí mismo.
- KR2: Los clientes encuentran disponibilidad del 80% o más de sus clases favoritas.
Lo que no tendría sentido son estos OKRs de equipo:
- Objetivo de negocio (Operaciones): Definir una App para que los clientes puedan hacer las reservas por si mismo.
- OKR de equipo de tecnología: Implementar una App para clientes del gimnasio.
Por contra, al definir y alinear los OKR de equipo, los equipos de operaciones y tecnología deben consensuar OKR comunes para contribuir a los OKR de empresa.
O también pueden definir conjuntamente las iniciativas o tareas alineadas que contribuyan a los OKR de la empresa.
Esta manera de definir el trabajo de los equipos de tecnología les separa del modelo de Servicios IT que entregan tecnología en respuesta a los “requisitos de negocio”.
(2/6) Los OKR dan claridad y dirección al Product Owner
Cuando el Product Owner recibe una petición de una funcionalidad o proyecto, es frecuente que no reciba todo el contexto de la estrategia que ha motivado su creación.
Por ejemplo, la petición es “Necesitamos un chatbot con IA para la web”. Se supone que disminuirá las llamadas al departamento de soporte. Pero no se sabe cómo se alinea con la estrategia de la empresa o de otros departamentos.
Si los objetivos de la empresa para este año fueran:
- O1: Reducir un 30% la dedicación a la atención al cliente.
- O2: Tener mejor conocimiento del origen de las incidencias para mejorar la satisfacción del cliente.
Entonces el Product Owner tendría una información muy valiosa para saber cuáles son los problemas de negocio que debe resolver este chatbot.
Esto le permitiría interactuar con los departamentos de soporte y con el departamento de ingeniería, para encontrar la mejor manera de hacer más eficiente el soporte sin perder la coordinación entre dichos departamentos.
Es decir, los OKR pueden darle claridad al Product Owner de los problemas a resolver y de la mejor dirección posible que pueden tomar las soluciones.
(3/6) Los OKR fomentan la transparencia y la comunicación con stakeholders
Una definición de la transparencia en las organizaciones puede ser “entendimiento compartido”.
Los OKR facilitan que todos los equipos entiendan qué resultados se espera de ellos, y cómo deben colaborar con los demás equipos para contribuir a los resultados que espera la empresa.
Si no existen los OKR, la comunicación puede fragmentarse, así como la visión compartida de lo que debe hacer cada equipo y de cómo deben colaborar.
Con los OKR, la planificación del trabajo compartido y de las responsabilidades de cada uno se simplifica. En el empleo anterior:
- O1: Reducir un 30% la dedicación a la atención al cliente.
- O2: Tener mejor conocimiento del origen de las incidencias para mejorar la satisfacción del cliente.
Los departamentos de soporte, ingeniería y el equipo de desarrollo entienden cuál es el objetivo común e identifican las acciones que puede hacer cada uno, así como las dependencias entre ellos.
Los OKR tienen reuniones de seguimiento (check-in) frecuentes, p.e. semanales o quincenales. Es más difícil que los departamentos se dispersen con acciones incoherentes o retrasos. Se mejora la priorización y coordinación conjunta.
(4/6) Los OKR fomentan una orientación a resultados del equipo y reducen jerarquías
El equipo de producto puede tener criterios diferentes para priorizar el trabajo de los Sprints.
La interpretación más simple de Scrum dice que toda la priorización la hace el Product Owner. Pero esto:
- sobrecarga a este profesional,
- limita la aportación del criterio de otros miembros del equipo, y
- puede desmotivar a los demás miembros que “siguen las órdenes” del Product Owner.
Los OKR fomentan la participación de todo el equipo en la definición de los Objetivos y Resultados Clave. Y también la planificación conjunta del trabajo de los Sprints para llevarlos a cabo.
Aunque se sigan teniendo roles como el OKR Champion (similar al Scrum Master) y el OKR Lead (similar al Product Owner), el uso de OKR favorece la autogestión del equipo y la orientación del trabajo a resultados.
(5/6) Los OKR dan autonomía al equipo para desafiar peticiones no estratégicas
Uno de los retos de los equipos ágiles para hacer contribuciones con impacto real en la estrategia del negocio es la recepción continua de peticiones diversas por parte de los departamentos del negocio.
Si bien estas peticiones pueden ser importantes para aquellos que las hacen, también pueden estar desalineadas de la estrategia de la organización. Y eso es un problema porque el tiempo de los equipos es un bien escaso.
Pues bien, los OKR facilitan que los Product Owners puedan concentrarse en los objetivos estratégicos. Siguiendo con los OKR del ejemplo anterior:
- O1: Reducir un 30% la dedicación a la atención al cliente.
- O2: Tener mejor conocimiento del origen de las incidencias para mejorar la satisfacción del cliente.
Si recibimos una petición del negocio “Añadir la opción de multi idioma para la atención a otros países”, el Product Owner puede evaluar que esta petición no está alineada con los OKR estratégicos.
Eso no quiere decir que tenga que rechazarla automáticamente. Podría tener capacidad para realizar esta petición y aún así entregar los OKRs. Pero le da un criterio claro para distinguir las peticiones que son estratégicas y las que no lo son.
(6/6) Los OKR mejoran el aprendizaje para alinear la planificación con la estrategia
Finalmente, otra de las ventajas del uso de OKR para los equipos Agile o Scrum es que refuerzan el aprendizaje y empirismo para definir:
- cómo plantear las metas de producto y de sprint.
- cómo planificar el trabajo para conseguir estas metas.
El método OKR, al igual que Scrum, plantea la necesidad de hacer retrospectivas para mejorar la eficacia a nivel interno del equipo y también a nivel de relaciones con actores externos.
Las retrospectivas de Scrum son más frecuentes, p.e. si tenemos Sprints de 2 semanas y ciclos OKR trimestrales, podemos tener 6 retrospectivas de Sprint por cada retrospectiva del ciclo OKR.
Esto es una ayuda a la eficacia del equipo en los ciclos OKR. Tenemos más oportunidades de corregir la operativa del equipo.
Por otro lado, mientras que las retrospectivas de Scrum pueden centrarse en mejoras técnicas o de proceso, las retrospectivas de OKR se centran exclusivamente en cómo mejorar los resultados del trabajo del equipo.
Estas mejoras de OKR pueden aportar ideas como:
- Mejorar el conocimiento de los clientes para identificar mejores requisitos.
- Mejorar la estrategia de los productos que ayuda a priorizar las funcionalidades.
Mejorar las métricas que indican el valor desde la perspectiva del cliente y del negocio.
Reflexión y acción
En este artículo has visto como los OKR pueden mejorar la eficacia del trabajo de los equipos ágiles y Scrum, con ventajas de usar ambos modelos juntos como:
- Los OKR alinean a los equipos con la estrategia y les permiten separarse del modelo IT services
- Los OKR dan claridad y dirección al PO
- Los OKR fomentan la transparencia y la comunicación con stakeholders
- Los OKR dan autonomía al equipo y permiten desafiar peticiones que no se alineen con la estrategia
- Fomentan una orientación a resultados del equipo y reducen jerarquías
- Mejoran el aprendizaje y el empirismo para mejorar estrategias y tácticas
Si alguna de estas reflexiones te genera una idea interesante: ¡ponla en marcha!
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Para aprender más
Estos artículos pueden ayudarte a profundizar con los OKR.