En este artículo te explicaré unas cuantas claves para mejorar la efectividad del Sprint Planning.
Buen Sprint Planning y mal Sprint Planning
¿Cómo sabes que un Sprint Planning ha funcionado bien o no? La incertidumbre y los problemas durante el Sprint que son difíciles de anticipar siempre estarán. Pero otros problemas sí pueden mitigarse con un buen Planning.
👍Ejemplos de resultados de un mal Sprint Planning
- Falta de claridad respecto al objetivo del Sprint y las prioridades.
- Gran diferencia entre el trabajo planificado y el que se acaba haciendo.
- Dependencias con roles externos que se convierten en bloqueos.
👎Ejemplos de resultados de un buen Sprint Planning
- Se entiende claramente qué hay que hacer y quién lo hará.
- Se evitan imprevistos con dependencias externas al equipo.
- Se aprende de los errores de los Sprint Planning anteriores.
Quizás el más importante sea el último punto (Aprender de los errores), para ser conscientes que debemos aplicar la mentalidad de la mejora continua a cualquier aspecto de la manera de trabajar.
10 consejos concretos para mejorar el Sprint Planning
👉 1) ¿Qué pueden hacer los roles?
◾Product Owner: ves al Sprint con el trabajo de preparación hecho. Tener un roadmap claro y compartido con el equipo dan la base para refinar conjuntamente el trabajo del Sprint.
- El Sprint Planning nunca debería ser una sorpresa si se ha hecho un buen refinamiento previo.
- Asegúrate de que los ítems del backlog estén claros y bien priorizados.
- No esperes a priorizar en el Sprint, es una pérdida de tiempo para el equipo.
◾Scrum Master: Evita una reunión desorganizada. Puedes facilitar una reunión efectiva preparando una agenda, ayudando a los miembros del equipo para que traigan su trabajo preparado y supervisando el evento.
- Facilita previamente un buen refinamiento para tener un planning fluido.
- Facilita la conversación y mantén el foco en la meta del Sprint.
- Haz consciente al equipo de las distracciones o desviaciones y reconduce la conversación.
◾Desarrolladores: Haced un buen refinamiento y entender que se puede entregar y lo que no. El refinamiento permite más tiempo para entender el trabajo, valorarlo y gestionar aspectos que pueden bloquear el planning, como las dependencias. Durante el planning
- Participa activamente en las discusiones, los desarrolladores deben liderar el Planning.
- Utiliza una Definición de Ready (DoR) para asegurar que el trabajo tiene un riesgo asumible.
- Detalla el trabajo justo lo suficiente para entender que es viable. El resto de análisis déjalo para el Sprint.
👉 2) Utiliza bien la meta del Sprint
La Meta del Sprint es posiblemente el elemento peor usado de Scrum. Cumplir la meta debería ser asequible, y dar flexibilidad para que los desarrolladores sean autónomos gestionando el día a día del Sprint.
Ten en cuenta estos consejos:
- El trabajo necesario para entregar la Meta debería venir entendido y valorado durante el refinamiento.
- Se puede aceptar otro trabajo, pero será el primero que “caiga” si durante el Sprint identificamos que no es viable completarlo todo.
- Si la meta no está clara, los desarrolladores no tendrán flexibilidad ni criterio para priorizar durante el Sprint.
Puedes ver más en el post ¿Para qué sirve la Meta del Sprint? y video Cómo obtener buenas Metas Sprint.
👉 3) Haz un buen refinamiento
Si tu Sprint Planning no funciona bien, el problema más probable sea que no haces un buen refinamiento.
Algunos consejos para refinar bien:
- Un buen refinamiento es más eficiente analizando y diseñando el trabajo del Sprint. No se necesitan todos los miembros del equipo.
- Utilizar una Definición de Ready ayuda a evitar sorpresas y pérdidas de tiempo en el planning.
- Una reunión final con todo el equipo donde se identifiquen malentendidos y se estime el trabajo deja el Planning bien preparado.
Más ideas en el post El Refinamiento del Backlog en Scrum, a fondo.
👉 4) Valida que el Planning ha sido efectivo
Si los Sprint Planning no han funcionado bien en el pasado, el Scrum Master podría acabar el evento con una validación entre todos los miembros del equipo.
Algunos consejos para validar el Sprint:
- Ten a mano una checklist de los errores de otros Sprints. Mejor no repetirlos.
- Cada Sprint Planning podría acabar con un resumen del plan del Sprint liderado por un miembro diferente del equipo.
- Verificar que todos los miembros entienden la meta y el plan de trabajo, y que todos confían realmente en que es viable. Esto es lo más importante.
👉 5) Planifica cómo limpiar las deudas técnicas
Si el equipo no tiene controlada la deuda técnica, la planificación del Sprint probablemente no se cumpla. La deuda técnica genera retrasos e imprevistos desagradables.
Algunos consejos para planificar la deuda técnica:
- Ten identificada y priorizada la deuda técnica importante para revisar en el planning.
- Planifica un punto del planning para revisar que deuda técnica se debe incluir.
- Reserva un porcentaje de la capacidad para limpiar deuda técnica.
👉 6) Ten claras las dependencias con otros equipos y roles
Las dependencias con otros equipos o con la disponibilidad de roles externos, como usuarios y otros departamentos, es uno de los principales desestabilizadores del Sprint en algunas empresas donde todo el mundo “va a tope”.
Algunos consejos para reducir problemas con las dependencias:
- Invita al planning a representantes de otros equipos con los que tengas dependencias.
- Intenta planificar reuniones periódicas con externos para asuntos constantes, como son los refinamientos o las pruebas.
- Identifica en el tablero del producto las dependencias desde el primer Sprint.
👉 7) Planifica cómo afrontarás los riesgos
La gestión de riesgos es uno de los aspectos más importantes en la gestión de proyectos, pero es frecuente que los Equipos Scrum no los identifiquen, valoren y mitiguen de manera habitual.
Algunos consejos para planificar mejor los riesgos durante el Sprint.
- El tablero del producto debería tener una sección de riesgos con su evaluación y seguimiento.
- Todo el equipo debería participar en la identificación y tratamiento de riesgos en cada Planning.
- Las actividades de mitigación o contingencia deberían añadirse al Sprint Backlog.
👉 8) Planifica tiempos de buffer
Un Sprint que está completo es un riesgo. No deja espacio para imprevistos ni da flexibilidad al equipo para decidir cambios.
Algunos consejos para habilitar capacidad disponible durante el Planning:
- Debes tener claro el trabajo que forma parte de la meta y el que no. El que no se puede incluir como nice to have o buffer.
- Utiliza el histórico numérico de los anteriores Sprints (p.e. velocity o throughput) para calcular que el trabajo importante se pueda hacer.
- Revisa si los buffers de los Sprints anteriores se cumplieron, y tenlo en cuenta.
👉 9) Gestiona las incertidumbres del Sprint
Un Sprint siempre tendrá incertidumbres, como cualquier trabajo complicado o complejo. El secreto para gestionarlas bien es reconocerlas entre todos, hacer un esfuerzo razonable para mitigarlas y preparar el Sprint para adaptarse a los cambios.
¿Qué puedes hacer durante el Planning para gestionar las incertidumbres?
- Mira fuera del Planning. Haz un buen refinamiento (consejo 3).
- Utiliza la gestión de riesgos (consejo 7), no esperes a que algo explote.
- Haz product discovery y anticipa los riesgos técnicos con los Spikes. Ambas técnicas requieren reservar tareas del Sprint, pero suelen ahorrar mucho tiempo y disgustos.
🤔 Reflexión y acción
Piensa en estas acciones.
- ¿Te podrían ser útiles?
- ¿Puedes priorizarlas por coste y beneficio?
- ¿Cuál es la primera que te gustaría probar?
Pruébalas y contacta conmigo si te gustaría comentarlo.
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