Was sind Ideen-Sessions im Refinement, Sprint Reviews, Stakeholder-Meetings, Sprint Plannings und Sprint Retrospektiven wirklich?
Es sind Entscheidungen.
Eine Gruppe von Menschen trifft sich, um eine Antwort auf eine Frage zu finden. Jeder bringt seine Ideen oder Vorschläge ein. Die Gruppe wertet aus, fasst zusammen und priorisiert die Vorschläge. Dann wird entschieden, welcher Vorschlag umgesetzt wird und der Termin ist zu Ende.
Entgegen weitverbreiteter Praxis sollten diese Meetings nicht damit enden, dass der Termin länger geht als angesetzt, dass auf Sprint-Ziel oder Verbesserung verzichtet wird, dass die Entscheidung bereits morgen verworfen wird oder ein weiteres Meeting nötig ist.
Wie kannst du deinem Team helfen, auch wirklich zu einer Entscheidung zu kommen?
Seit Jahren moderiere ich Meetings und Trainings, facilitiere Scrum Events sowie Workshops und beobachte andere dabei.
Was mich dabei besonders fasziniert, ist der Prozess bis zur Entscheidung. Wenn du meinen Artikeln schon länger folgst, kann dir das nicht entgangen sein, da eines meiner Lieblingsthemen das Modell der Groan Zone von Sam Kaner ist. Die Entscheidung stellt in diesem Modell den Abschluss dar.
Da ich bis heute keine Anleitung finden konnte, wie ich ein Team dabei unterstützen kann, zu einer Entscheidung zu kommen, die Bestand hat, habe ich vor Jahren angefangen, eine Anleitung zu erarbeiten. Ich habe sie über die Jahre immer wieder angepasst und verbessert, wenn ich mit neuen Teams gearbeitet habe.
Jetzt ist sie so erprobt, dass ich sie mit dir teilen kann:
Schritt 1: Working-Agreements mit Entscheidungsregeln
Der erste Schritt zu einer Entscheidung, die Bestand hat, findet noch vor dem Meeting statt.
Jedem im Team sollte zu Beginn des Meetings bewusst sein, wie entschieden wird. Dabei gibt es vier Regeln, wie entschieden werden kann:
- Einzelentscheidung: Eine Person im Team entscheidet für alle.
- Konsensentscheidung: Wenn alle Mitglieder im Team zustimmen, ist die Entscheidung getroffen.
- Mehrheitsentscheidung: Wenn die Mehrheit dem Vorschlag zustimmt, ist die Entscheidung getroffen.
- Konsententscheidung: Die Entscheidung ist getroffen, wenn es keine Einwände mehr zum Vorschlag gibt.
Mehr zu den vier Regeln kannst du hier finden.
Es genügt nicht, dass du als Facilitator des Meetings diese Regeln kennst, sondern jeder im Team muss sie kennen. Mehr noch: Jeder im Team muss zustimmen, sich danach zu richten. Du kannst das erreichen, indem du deinem Team die Regeln vorstellst und mit ihm erarbeitest, in welchen Situationen welche Regel angewendet werden soll.
Hier einige Beispiel aus ehemaligen Scrum Teams:
- Reihenfolge der Einträge im Product Backlog: Einzelentscheidung durch Product Owner (kann delegiert werden)
- Commitment zum Sprint-Ziel: Konsententscheidung im Scrum Team
- Welche Verbesserung aus der Retrospektive umgesetzt werden soll: Mehrheitsentscheidung im Scrum Team
- Freigabe des Releases: Konsententscheidung im Scrum Team
Nachdem jedem im Team bekannt ist, wie in unterschiedlichen Situation entschieden wird, widmen wir uns der Frage, wann entschieden wird:
Schritt 2: Die Entscheidung, eine Entscheidung zu treffen
Lange habe ich nicht verstanden, wie wichtig es ist, wann entschieden wird.
Ich habe mich immer gefragt, warum wir diesmal eine Entscheidung treffen konnten und ich beim letzten Mal Sprüche gehört habe wie „Egal, was wir entscheiden, ich bin dagegen, bevor ihr meinen Vorschlag nicht anhört“. Was ein eindeutiges Anzeichen ist, dass wir uns noch in der Groan Zone befinden und das Team noch nicht bereit für eine Entscheidung ist.
Erst als ich vor einigen Jahren die Arbeit von Sam Kaner studiert habe, wurde mir klar, worin der Unterschied bestand. Sam Kaner nennt es die Meta-Entscheidung. Was verbirgt sich hinter diesem Konzept? Ganz einfach: Jemand im Team muss entscheiden, dass das Team bereit für die Entscheidung ist. Und dieser Jemand muss vor dem Meeting bekannt sein. Hierfür gibt es viele Kandidaten: Teamleiter, Vorgesetzte, die passenden Scrum Verantwortlichen in diesem Scrum Event, der Facilitator oder pro Meeting immer jemand anderes aus dem Team. Für diese Meta-Entscheidung gelten dieselben Entscheidungsregeln aus Schritt 1. Diese sollte auch in den Working-Agreements des Teams festgehalten werden:
Hier ein Beispiel:
- Entscheidung: Welche Verbesserung aus der Retrospektive umgesetzt werden soll
- Entscheidungsregel: Mehrheitsentscheidung im Scrum Team
- Meta-Entscheider: Scrum Master
- Meta-Entscheidungsregel: Einzelentscheidung
In diesem Beispiel kann der Scrum Master das Team auffordern, jetzt eine Entscheidung zu treffen, welche Verbesserung umgesetzt werden soll.
Noch ein Beispiel:
- Entscheidung: Commitment zum Sprint-Ziel
- Entscheidungsregel: Konsententscheidung im Scrum Team
- Meta-Entscheider: Entwickler der als nächstes Geburtstag hat
- Meta-Entscheidungsregel: Konsensentscheidung mit Roman-Voting
Wenn du dich jetzt fragst, welche Technik Roman-Voting ist, dann ist heute dein Glückstag. Diese Technik und viele weitere kann du in meinem nächsten PSFS-Training erleben und selbst ausprobieren.
In diesem Beispiel forderte ein Entwickler im Team, der als nächstes Geburtstag hatte, das Scrum Team mit Roman-Voting auf, darüber zu entscheiden, ob es über das Commitment zum Sprint-Ziel abstimmen oder noch weiter diskutieren wollte.
Wenn im Meeting der Meta-Entscheider zur Entscheidung bittet, dann sind wir bei Schritt 3 angelangt.
Schritt 3: Vorschlag formulieren
Bevor abgestimmt werden kann, muss ein Vorschlag festgehalten werden.
Falls nicht bereits geschehen, muss der Vorschlag, über den abgestimmt werden soll, auf einem Flipchart oder digitalen Whiteboard für alle sichtbar formuliert sein. Dies sorgt für Transparenz.
Hier zwei Beispiele:
- Sprint-Ziel: Nach diesem Sprint, kann Susi mit Kreditkarte zahlen.
- Retrospektiven-Verbesserung: Im nächsten Sprint automatisieren wir mindestens einen Testfall.
Für weitreichende Entscheidungen, wie Retrospektiven-Verbesserungen, kann es auch hilfreich sein, weitere Details in Form eines Aktionsplans oder Entscheidungs-Canvases festzuhalten.
Schritt 4 (optional): Entscheidungs-Canvas erstellen
Um die Auswirkung der Entscheidung noch sichtbarer zu machen, hilft ein Canvas.
Zusätzlich zum Vorschlag können dort die Antworten auf die folgenden Fragen festgehalten werden:
- Was wird entschieden?
- Wann wurde die Entscheidung getroffen?
- Wer hat entschieden?
- Bis wann sollte die Entscheidung umgesetzt werden?
- Wer ist bei der Umsetzung der Entscheidung involviert?
- Wer muss über die Entscheidung informiert werden?
Hier am Beispiel der Retrospektiven-Verbesserung noch mal veranschaulicht:
- Was wird entschieden? Im nächsten Sprint automatisieren wir mindestens einen Testfall.
- Wann wurde die Entscheidung getroffen? In der Sprint Retrospektive von Sprint 45 „Keep the lights on“.
- Wer hat entschieden? Das gesamte Scrum Team außer Tom, der war krank.
- Bis wann sollte die Entscheidung umgesetzt werden? Bis zum Sprint 46 „New Year, let‘s rock the party again!“
- Wer ist bei der Umsetzung der Entscheidung involviert? Susi, Stefan und Magdalena werden sich des Themas annehmen.
- Wer muss über die Entscheidung informiert werden? Das Infrastrukturteam, da wir einen weiteren Server usw. benötigen.
Schritt 5: Über den Vorschlag abstimmen
Der letzte Schritt ist die Abstimmung.
Für einfache Entscheidungen bietet sich als Technik zur Abstimmung Roman-Voting an. Jedes Teammitglied stimmt über den Vorschlag durch Zeigen des Daumens ab. Daumen nach oben heißt: „Ich stimme dem Vorschlag zu“. Daumen nach unten heißt: „Ich lehne den Vorschlag ab“.
Bei komplexeren Entscheidungen sowie Entscheidungen, die langfristigere Konsequenzen haben, bieten sich andere Techniken an. Dabei solltest du eine Technik wählen, die Commitment zur Umsetzung des Vorschlags transparent machen kann. Die Umsetzungsbereitschaft einer Entscheidung lässt sich als Formel ausdrücken:
Bestand der Entscheidung = Vorschlag x Commitment
Ist das Commitment gleich null, so hat die Entscheidung auch keinen Bestand. Diese Formel geht auf Dr. Robert Zawacki von der University of Colorado zurück. Mehr kannst du hier nachlesen.
Deshalb bietet sich für Entscheidungen mit langfristigeren Konsequenzen oder Konsententscheidungen eher die „Fist of Five”-Technik an. Dabei werden die Teammitglieder gebeten, mit der Anzahl ihrer Finger anzuzeigen, ob sie einen Einwand gegen den Vorschlag haben.
Die Anzahl der Finger bedeutet:
- Kein Finger: Das geht nicht! Ich werde das blockieren!
- Ein Finger: Ich sehe große Probleme, die wir vorher noch lösen müssen.
- Zwei Finger: Ich sehe noch kleinere Probleme, die wir jetzt noch lösen müssen.
- Drei Finger: Ich sehe nur noch einige kleinere Probleme, die wir später lösen können.
- Vier Finger: Ich bin zufrieden mit dem Vorschlag, so wie er ist.
- Fünf Finger: Ich liebe diesen Vorschlag und werde ihn auch gegen Einwände verteidigen!
Bei der Konsententscheidung gilt der Vorschlag als angenommen, wenn jedes Teammitglied drei oder mehr Finger zeigt.
Warum Professional Scrum Master Entscheidungen nicht auf die leichte Schulter nehmen
Wenn du die Anleitung befolgst, hilfst du deinem Team Entscheidungen zu treffen, die Bestand haben und auch umgesetzt werden.
Dies ist eine der Kernaufgaben eines Scrum Masters. Wir sollten niemals vergessen, dass Scrum ein Werkzeug ist, welches Teams in die Lage versetzt, regelmäßig neu zu entscheiden.
Dies hält der Scrum Guide im Abschnitt über die Anpassung fest:
„Von einem Scrum Team wird erwartet, dass es sich in dem Moment anpasst, in dem es durch Überprüfung etwas Neues lernt.“
Als Scrum Master bist du verantwortlich, dass die Anpassungen auch umgesetzt werden. Du verantwortest die Effektivität des Teams. Durch das Transparentmachen des Entscheidungsprozesses in Working-Agreements und dem Facilitieren von Abstimmungen in Scrum Events übernimmst du dafür Verantwortung.
Wenn du über die Artikel hinaus nach weiterer Unterstützung suchst, um deinem Team bei der Entscheidungstreffung zu helfen, dann schreibe deine Fragen unbedingt in die Kommentare und gib diesem Artikel einen Daumen nach oben. Ich biete regelmäßig Webcasts an. Dabei wähle ich Artikelthemen aus, die auf viel Resonanz gestoßen sind.
Der nächste Webcast ist über „5 bewährte Daily Scrum Formate“.