5 Grundsätze für die effektive Moderation von Scrum Events
Unerfahrene Scrum Master glauben, sie müssten möglichst viele Facilitation-Techniken kennen.
Dem ist nicht so.
Klar, du findest viele hilfreiche Moderationstechniken im Internet. Aber das heißt nicht, dass du auch jeden Ice-Breaker oder Energizer verwenden, jedes lustige Bildchen malen oder andere Moderationstechniken einsetzen solltest.
Um zu entscheiden, welche Technik wirklich funktioniert, lasse dich von diesen fünf Grundsätzen leiten.
- Zweckmäßigkeit: Scrum Master helfen dem Team, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.
- Prozess: Als Begleiter unterstützen Scrum Master das Team dabei, dieses Ziel zu erreichen.
- Transparenz: Transparenz bedeutet gemeinsames Verständnis. Scrum Master helfen dem Team, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.
- Partizipation: Scrum Master streben eine umfassende Beteiligung im Team an.
- Gesunde Moderation: Scrum Master kreieren einen Raum, in dem auch widersprüchliche Ansichten offen diskutiert werden.
Folgst du diesen Prinzipien bei der Moderation der Scrum Events, förderst du empirisches Arbeiten. Damit stellst du den Zweck von Scrum in den Vordergrund. Im Folgenden zeige ich dir, wie du jeden dieser Grundsätze bei der Facilitation der Scrum Events beherzigst.
Los gehts:
Grundsatz 1: Zweckmäßigkeit
Jedes Scrum Event existiert zu einem bestimmten Zweck:
- Sprint Planning: Das Scrum Team definiert ein Ziel für den Sprint. Das Team erarbeitet, wie es das Ziel erreichen will.
- Daily Scrum: Die Entwickler im Team überprüfen täglich ihren Fortschritt hinsichtlich des Sprint‐Ziels und justieren die geplante Arbeit.
- Sprint Review: Scrum Team und Stakeholder überprüfen das Ergebnis des Sprints und planen, was als Nächstes gebraucht wird.
- Sprint Retrospektive: Das Scrum Team überprüft, wie es in diesem Sprint zusammengearbeitet hat, und plant Verbesserungen für den nächsten Sprint.
Wiederhole zu Beginn jedes Events dessen Zweck. Dadurch hilfst du deinem Team, diesen während des Meetings nicht aus den Augen zu verlieren.
Grundsatz 2: Prozess
Mache es dem Team so einfach wie möglich, dieses Ziel zu erreichen.
Für mich hat sich bewährt, mit den Teammitgliedern einen Fahrplan festzulegen, wie wir das Ziel erreichen können.
Dabei gehe ich wie folgt vor:
- Ich bitte ein Teammitglied, den Zweck des Events zu wiederholen und diesen sichtbar aufzuschreiben.
- Dann fordere ich das Scrum Team auf, mir eine Zeit zu nennen, bis wann das Ziel spätestens erreicht sein soll.
- Danach bitte ich die Teammitglieder, mir Punkte zu nennen, die erledigt werden müssen. Diese Punkte bilden die Agenda.
- Abermals frage ich das Team, wie lange es sich für jeden dieser Punkte Zeit nehmen möchte.
Das Resultat dieser vier Schritte sind ein Ziel, konkrete Agendapunkte und ein Zeitraum, innerhalb dessen das Ziel zu erreichen ist.
Hier noch ein kleiner Tipp: Achte darauf, dass die Agendapunkte so umsetzbar wir möglich formuliert werden. Für mich haben sich dabei die Verben „definieren“, „planen“ und „abstimmen“ bewährt. Also nicht „Sprint Ziel“ ist ein Agendapunkt, sondern „das Sprint-Ziel definieren“ oder „über Commitment zum Erreichen des Sprint-Ziels abstimmen“.
Grundsatz 3: Transparenz
Scrum ermöglicht Teams, regelmäßig und häufig neu zu entscheiden.
Je greifbarer und konkreter die Grundlage für diese Entscheidung ist, desto besser ist die Qualität der Entscheidung. Zu diesem Zweck gibt es in Scrum die Artefakte. Sie schaffen diese Grundlage. Deshalb lautet die wichtigste Aufgabe eines Scrum Masters auch, Transparenz herzustellen.
Behalte dies im Hinterkopf und sorge dafür, dass dem Team die richtigen Artefakte zum Arbeiten zur Verfügung stehen.
Hier eine Checkliste zur Übersicht:
Wie gut es gelungen ist, ein gemeinsames Verständnis herzustellen, zeigt sich daran, wie konkret die nächsten Aktionspunkte definiert wurden. Wenn du etwa das Sprint Planning betrachtest, dann solltest du dich fragen: Gibt es ein konkretes Sprint-Ziel? Existieren Aufgaben, die darlegen, wie die Product-Backlog-Einträge umzusetzen sind? Ist ersichtlich, wie das Inkrement geliefert wird?
Grundsatz 4: Partizipation
In Teams gibt es in der Regel zwei Sorten von Menschen.
- Die einen sind eher lautstark und melden sich schnell zu Wort, um ihren Standpunkt darzulegen.
- Die anderen sind eher ruhiger und warten ab, bis sie sich einbringen.
In einer idealen Welt sollten sich die beiden Sorten gut ergänzen. In der Realität kommt es vor, dass die dominierenden Stimmen im Team die passiveren Mitglieder zu einer Entscheidung drängen. Die Stilleren sehen sich dann entweder genötigt zuzustimmen oder sie klinken sich aus und antworten mit: „Wie auch immer.“
In einer solchen Situation fehlt eine umfassende Beteiligung im Team. Das Resultat: Entscheidungen, die nur vordergründig alle mittragen. Bei der kleinsten Schwierigkeit wirft das Team sie wieder über den Haufen.
Dies kannst du verhindern, indem du jedem im Team die Möglichkeit einräumst, sich zu beteiligen. Hier drei einfache Techniken, die dir dies erlauben:
Individuelles Schreiben:
Starte das Sammeln von Ideen immer damit, dass jedes Teammitglied seine Idee auf eine eigene Notiz schreibt. So geht keine Idee verloren.
1-2-4-All:
- Jeder im Team formuliert seine Idee.
- Im Zweierpaar wird diese Idee weiterentwickelt.
- In Vierergruppen werden die Ideen aus den Paaren verfeinert. Arbeitet in der Vierergruppe auch Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Ideen heraus.
- Jede Vierergruppe stellt seine wichtigsten Ideen der Gesamtgruppe vor.
Roman Voting:
Wenn das Team eine „Ja/Nein“-Entscheidung treffen muss, dann eignet sich dazu die römische Abstimmung. Nachdem die mögliche Entscheidung diskutiert wurde, stimmt jeder Teilnehmer mit seinem Daumen ab. Ein Daumen nach oben ist eine Zustimmung. Ein Daumen nach unten bedeutet eine Ablehnung.
Wenn du mehr über die einzelnen Techniken erfahren willst, dann besuche das Professional-Scrum-Facilitation-Skills-Training. Dort kannst du neben den obigen drei noch zwölf weitere Techniken ausprobieren.
Grundsatz 5: Gesunde Moderation
Innovation entsteht durch Reibung. Herrscht zu viel Reibung, entsteht ein Feuer.
Diesen schmalen Grat musst du als Scrum Master in jedem Scrum Event balancieren. Zum einen möchtest du, dass sich jeder im Team mit seinen Ideen einbringt. Zum anderen willst du verhindern, dass die Diskussion zu hitzig wird und sich Teammitglieder persönlich angegriffen fühlen. Es geht also darum, einen Raum zu schaffen, in dem widersprüchliche Perspektiven offen diskutiert werden. Schaffst du das, ist das Resultat: Die Teammitglieder erkennen die unterschiedlichen Perspektiven an. Mehr noch, sie lösen eigenständig Meinungsverschiedenheiten auf. Dies geschieht, indem sie auf die Ideen der anderen aufbauen, um etwas Besseres zu schaffen.
Meiner Erfahrung nach stellen Working-Agreements die beste Grundlage dar, ein solches Umfeld für das Team zu schaffen. Hierfür gibt es viele Vorlagen, die du verwenden kannst. Etwa den Team Canvas.
Aus meiner Sicht, ist die Vorlage aber nicht das Entscheidende einer Arbeitsvereinbarung im Team. Das Geheimnis wirksamer Working-Agreements lautet:
Arbeitsvereinbarungen müssen beobachtbares Verhalten beschreiben. Und zwar einmal das wünschenswerte Verhalten, aber auch das nicht wünschenswerte Verhalten. Also nicht: „Wir sind offen!“, sondern:
- „Kannst du einer Idee zustimmen und möchtest etwas hinzufügen, dann beginnst du deinen Satz trotzdem mit dem Wort ‚und‘.“
- „Kannst du einer Idee nicht zustimmen und hast einen Alterntivvorschlag, dann tust du den Vorschlag nicht ab mit ‚Das funktioniert hier eh nicht.‘, sondern beginnst du deinen Satz mit dem Wort ‚gleichzeitig‘.“
Der Schlüssel dafür, dass du als Scrum Master einen sicheren Raum für Diskussionen schaffst, sind Working-Agreements. Sie sind die Basis, auf die du dich beziehen kannst, wenn die Diskussion außer Kontrolle zu geraten droht.
Abschluss
Wenn du das nächste Mal ein Scrum Event moderierst, dann hoffe ich, dass dir diese Facilitation-Grundsätze die Richtung weisen. Denke immer daran, Facilitation ist nur dann hilfreich, wenn sie zielgerichtet ist und alle einbezieht.