Viele angehende Scrum Master berichten mir, dass sie jeden Tag pünktlich um 9:00 vor diesem Problem stehen:
- Die Entwickler bitten sie, das Daily Scrum zu moderieren.
- Sie wissen, dass sie ihr Team unterstützen sollen, indem sie sicherstellen, dass das Daily Scrum stattfindet, positiv und produktiv ist und weniger als 15 Minuten dauert.
- Das Tool der Wahl des Teams ist Jira.
- Sie haben den Anspruch, dass sie langfristig das Selbstmanagement des Teams stärken wollen, damit das Team auch ohne ihre Unterstützung auskommt.
Viele angehende Scrum Master erzählen mir im Professional Scrum Master Training, dass sie es schwierig finden, diese vier Dinge zu vereinen. Hier 3 Tipps, wie ich diese Situation in der Vergangenheit gemeistert habe.
Tipp #1: Auf das Sprint-Ziel fokussieren
Das Sprint-Ziel rückt in den Vordergrund, warum dieser Sprint wertvoll für die Stakeholder ist.
Der Zweck des Daily Scrums besteht nun darin, dem Scrum Team zu helfen, den Fortschritt in Richtung dieses Sprint‐Ziels zu überprüfen. Und bei Bedarf das Sprint Backlog anzupassen, um die bevorstehende geplante Arbeit zu justieren. Als Scrum Master hilfst du den Entwicklern im Team, das Sprint-Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, indem wir es in den Gesprächen im Daily Scrum hervorheben. Du kannst das Sprint-Ziel im Sprint Backlog in Jira sichtbar machen. Zum Beispiel, indem es das erste Element im Sprint Backlog ist. Für mich hat sich bewährt, die Diskussion über den bereits erreichten Fortschritt im Sprint am Sprint-Ziel festzumachen. Zum Beispiel mit der Frage:
"Woran sollten wir heute als Team gemeinsam arbeiten, um dem Ziel 'Attendees of Scrum Training understand the accountablilities' ein Stück näherzukommen?"
Unterstütze dein Team auch zu erkennen, welche Diskussionen hilfreich sind, um den Zweck des Daily Scrum zu erreichen, indem du dich bei Diskussionen erkundigst, wie diese Arbeit auf das Sprint-Ziels einzahlt.
Um das Daily Scrum effektiv zu gestalten, hilf dem Scrum Team, sich auf den Fortschritt bei der Erreichung des Sprint-Ziels zu fokussieren, indem du selbst das Sprint-Ziel in all deinen Handlungen in den Vordergrund rückst.
Tipp #2: Sprint Backlog von rechts nach links abarbeiten
Der Zweck von Scrum in einem Wort: "done"!
Round Robin, Rede-Token, den Nächsten-Redner-Nominieren oder Nacheinander-im-Kreis-Sprechen sind alles gute Techniken, um das Daily Scrum zu facilitieren. Allerdings rückt aus meiner Sicht nichts den Zweck von Scrum mehr in den Vordergrund, als wenn wir den Sprint Backlog von rechts nach links abarbeiten. Deshalb lautet mein Tipp an angehende Scrum Master: Beginnt mit den Einträgen im Sprint Backlog, die kurz vor der Fertigstellung stehen. Also auf der rechten Seite im Task-Board. Unterstützt zum Beispiel euer Team dabei, diese Frage zu beantworten:
"Was müssen wir heute tun, damit der Eintrag "Developer" heute von Build nach Validate wandern kann? Und wer aus unserem Team kann uns dabei unterstützen?"
Ziel jedes Tages im Sprint sollte es sein, Einträge fertigzustellen.
Denn wir sollten nicht vergessen: In Scrum geht es darum, Dinge fertigzustellen. Je frühzeitiger ein Produkt-Backlog-Eintrag vom Scrum Team fertiggestellt wurde, desto frühzeitiger kann er ausgeliefert werden, desto frühzeitiger können Nutzer die neue Funktion verwenden, um ihre Probleme zu lösen und desto frühzeitiger kann das Scrum Team überprüfen, ob die neue Funktion wirklich Wert gestiftet hat.
Ken Schwabers fasst dies so zusammen: "The entire Point of Scrum is getting to done!"
Darüber hinaus ist Scrum ein Teamsport.
Es geht nicht um die Arbeit des Einzelnen, sondern den Fortschritt des ganzen Teams bei der Erreichung des Sprint-Ziels. Sich im Daily Scrum nicht auf die beteiligten Personen zu fokussieren, sondern auf die Arbeit und dass die Einträge im Sprint Backlog schnellstmöglich nach rechts wandern, ist nach meiner Erfahrung ein Garant für kurze Daily Scrums, welche die Timebox nicht überschreiten.
Tipp #3: Work-in-Progress-Limits einführen
Stop starting, start finishing.
Wenn eine Autobahn zu 100 % ausgelastet ist, nennen wir das einen Stau. Alle Autos versuchen, in die gleiche Richtung zu fahren, aber sie stecken fest. Leider gilt das auch für Teamarbeit. Wenn ein Teammitglied zu 100 % ausgelastet ist, bedeutet dies, dass es nicht in der Lage ist, mit seinen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, auf Fragen zu antworten oder sich gegenseitig zu helfen, die Arbeit zu Ende zu bringen.
Work-in-Progess-Limits helfen Teams dabei, die kollektiven Anstrengungen der Teammitglieder effektiver zu nutzen.
Anstelle eines Systems, in dem jeder versucht, seine Aufgaben auf den nächsten Schritt zu verschieben, schaffen wir ein System, in dem das Team zusammenarbeitet, um die Arbeit so schnell wie möglich vom Anfang zum Ende zu bringen. Es hat sich gezeigt, dass, obwohl weniger Arbeit auf einmal erledigt wird und obwohl einige Teammitglieder an verschiedenen Punkten des Prozesses nicht voll ausgelastet sind, mehr Wert tatsächlich in die Hände des Kunden gelangt.
Wie kannst du dein Scrum Team unterstützen WIP-Limits anzuwenden?
Als Erstes hilft deinem Team die kontraintuitive Wahrheit einzusehen, dass die Beschränkung der parallelen Arbeit zu mehr erledigter Arbeit führt. Im Professional Scrum mit Kanban-Training verwende ich dazu gerne die Penny Game Simulation. Sie ermöglichtes es den Teilnehmern, die Auswirkungen von WIP-Limits auf die Bearbeitungsgeschwindigkeit am eigenen Leibe zu erfahren. Gleiches kannst du auch mit deinem Team machen. Als Nächstes solltet ihr WIP-Limits in eurem Sprint Backlog einführen. Als guten Startpunkt hat sich für mich dabei die Daumenregel bewährt:
Das gesamte WIP-Limit sollte kleiner als die Hälfte der Anzahl der Teammitglieder sein.
Hat dein Team 8 Teammitglieder, dann starte mit einem Gesamt-WIP-Limit von 4. Zum Beispiel aufgeteilt auf 1 Design, 2 Build und 1 Validate. Zum Schluss unterstütze dein Team die Arbeit im Sprint zu managen. Zum Beispiel erinnere sie daran, dass Tasks nur in eine neue Spalte gezogen werden können, wenn dort freie Kapazitäten sind. Überprüft in der Sprint Retrospektive gemeinsam, wie euch die WIP-Limits im Daily Scrum unterstützt haben und was ihr bei der Verwendung im nächsten Sprint verbessern könntet.
Selbstmanagement zu ermöglichen, beschränkt sich nicht nur auf das Daily Scrum.
Es bedeutet für mich, dem Scrum Team die Verantwortung für die effektive Anwendung von Scrum zu übertragen. Auf das Sprint-Ziel fokussieren, die Arbeit von rechts nach links abarbeiten und mit WIP-Limits arbeiten, sind einfache Dinge, die du als Scrum Master tun kannst, um dein Team dabei zu unterstützen, die Arbeit im Sprint selbst zu managen.
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Hoffentlich war dieser Artikel nützlich für Dich. Wie du ein Daily Scrum durchführt, ist eines der vielen interessanten Themen, die in meinen Professional Scrum Trainings behandelt werden.
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