Effektive Kommunikation: Wie du mit nur 3 Facilitation-Methoden die wichtigste Fähigkeit in deinem Scrum Team förderst

Effektive Kommunikation ist der Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Einige aufschlussreiche Statistiken, die das belegen:

• 86 % der Arbeitnehmer und Führungskräfte nennen das Fehlen einer effektiven Zusammenarbeit und Kommunikation als Hauptursache für Misserfolge am Arbeitsplatz.
• Eine verbesserte interne Kommunikation kann die Produktivität eines Unternehmens um bis zu 25 % steigern.
• 97 % der Mitarbeiter sind überzeugt, dass sich die Kommunikation auf ihre tägliche Arbeitseffizienz auswirkt.

Wichtig: Effektiv bedeutet nicht schneller, sondern besser! Im Falle von Scrum Teams liegen die Auswirkungen einer besseren Kommunikation auf der Hand:

• In Sprint Plannings findet das Team ein Sprint-Ziel, hinter dem jeder steht.
• Das Resultat des Daily Scrums ist ein aktualisiertes Scrum Board und nicht ein weiteres Meeting.
• Das Sprint Review ist ein wirklicher Arbeitstermin. Ein Außenstehender kann nicht zwischen Stakeholdern und Entwicklern unterscheiden.
• Die Diskussionen in den Sprint Retrospektiven drehen sich nicht im Kreis, sondern enden mit einer konkreten Verbesserung.

Wenn die Scrum Events in deinem Team aktuell noch so aussehen:

• In Meetings reden alle durcheinander.
• Larry wiederholt sich ständig, wie eine Schallplatte, die einen Sprung hat.
• Am Ende findet immer nur die lauteste Stimme Gehör.

Dann ist es Zeit, dies zu ändern!

Eine bessere Kommunikationskultur muss her. Kultur bedeutet Verhalten. Verhalten lässt sich über Gewohnheiten und Rituale etablieren.

Unerfahrene Scrum Master gehen davon aus, dass gute Facilitation nur dazu da ist, produktiver in Meetings zu arbeiten. Aus meiner Erfahrung ist das zu kurzsichtig. Scrum Master, die so denken, übersehen etwas:

Seit dem Jahr 2015 arbeite ich in Scrum Teams. In dieser Zeit habe ich viele Methoden und Techniken ausprobiert und konnte damit die Arbeit der Teams für den Moment häufig effektiver gestalten. Allerdings habe ich auch beobachtet, dass sich über die Zeit die Zusammenarbeit im Team verändert hat. Es kam zu einer Verhaltensänderung bei der Zusammenarbeit. Mit der Zeit haben sich neue Gewohnheiten gefestigt, bis sich schließlich die gesamte Kommunikationskultur wandelte.

Konkret konnte ich folgende Kommunikationsmuster vermehrt beobachten:

• weniger Gruppendenken
• natürliche Entstehung von Konsens
• um Hilfe bitten und praktische Hilfestellungen geben
• die Fähigkeit, zuzuhören und wiederzugeben, was die anderen gesagt haben
• strukturiert seine Argumente vorstellen

Rückblickend wurde dies durch die kontinuierliche Verwendung folgender drei einfacher Facilitation-Übungen möglich:

1-2-4-Alle hilft Gruppendenken zu vermeiden und stellt auf natürliche Weise Konsens her

Ablauf der Technik:

• Jeder im Team macht sich Gedanken zur aktuellen Problemstellung (etwa 1 Minute).
• Im Zweierpaar wird diese Idee weiterentwickelt (etwa 2 Minuten).
• In Vierergruppen werden die Ideen aus den Paaren verfeinert. Arbeitet in der Vierergruppe auch Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Ideen heraus (etwa 4 Minuten).
• Jede Vierergruppe stellt seine wichtigsten Ideen der Gesamtgruppe vor.

Mögliche Anwendung von 1-2-4-Alle:

• Im Sprint Planning zusammen mit der Frage: „Welches Ziel sollten wir im aktuellen Sprint angehen, um den Wert des Produkts für unsere Nutzer zu steigern?“
• Im Daily Scrum zusammen mit der Frage: „Was sollten wir heute unbedingt tun, um Fortschritte bei der Verwirklichung des Sprint-Ziels zu erzielen?“

Troika-Beratung trainiert, um Hilfe zu bitten, praktische Hilfestellungen zu formulieren und wiederzugeben, was andere sagen

Ablauf der Technik:

• Lade die Teilnehmer ein, sich eine Frage zu überlegen, die sie als Klient stellen wollen (etwa 1 Minute).
• Der erste Klient stellt seine Frage in seiner Dreiergruppe (etwa 1–2 Minuten).
• Die Berater richten Verständnisfragen an den Klienten (etwa 1–2 Minuten).
• Der Klient dreht sich um, sodass er den Beratern seinen Rücken zuwendet.
• Die Berater entwickeln Ideen, Vorschläge und Ratschläge (mindestens 4–5 Minuten).
• Der Klient dreht sich wieder um und teilt mit, was für ihn am wertvollsten an dieser Erfahrung war (etwa 1–2 Minuten).
• Die nächste Person aus der Gruppe nimmt die Rolle des Klienten ein und die Gruppe wiederholt die Schritte.

Mögliche Anwendung der Troika-Beratung:

• Entwickler können sich bei der Lösung von technischen Problemen gegenseitig Hilfestellung geben.
• Im Refinement können die Experten und Stakeholder (Softwarearchitekten, Analysten, Supportmitarbeiter oder Testmanager) um Hilfe gebeten werden, um mehr über die Arbeit im Product Backlog in Erfahrung zu bringen.

White-Elephant-Prinzipien fördern die Fähigkeit, zuzuhören und zu argumentieren

Die White-Elephant-Prinzipien gehen auf den White-Elephant-Gift-Exchange zurück und so setzt du sie um:

Der Facilitator startet einen 30-Sekunden-Timer, dann ist das erste Teammitglied an der Reihe.

• Das Mitglied wählt ein Element und liest es der Gruppe laut vor.
• Dann platziert es die Karte auf der Skala dort, wo es glaubt, dass sie im Kontext am besten passt.
• Das Teammitglied begründet, warum es die Karte dort platziert hat.
• Dann ist das nächste Mitglied an der Reihe und der Prozess wird wiederholt, wobei der Facilitator die Zeituhr neu startet.

Wenn alle Elemente auf der Skala platziert wurden, ist es an der Zeit, Anpassungen in der Reihenfolge der Elemente vorzunehmen.

• Der Facilitator gibt jedem Teammitglied der Reihe nach die Gelegenheit, ein Element auf der Skala zu verschieben.
• Das Teammitglied nennt die Gründe, warum es das Element verschoben hat. Für das Verschieben und Begründen beträgt das Zeitlimit eine Minute.
• Die Teammitglieder führen diesen Schritt reihum so lange durch, bis jedes Mitglied mit der Reihenfolge zufrieden ist.

Mögliche Anwendung der White-Elephant-Prinzipien:

• Im Sprint Planning lässt sich der Task Break Down auch mithilfe der White-Elephant-Prinzipien facilitieren.
• Im Sprint Review können die Stakeholder unter Berücksichtigung der White-Elephant-Prinzipien den Product Backlog ordnen. So erhält das Scrum Team wertvolle Einsichten, welche Einträge wichtig sind.
• Der Austausch über mögliche Verbesserungen in der Sprint Retrospektive kann so strukturierter moderiert werden.

Ich bin von der Wirkung dieser Facilitation-Techniken auf die Kommunikationskultur so überzeugt, dass ich sie auch in meinem „Professional Scrum Facilitation Skills“-Training an die Teilnehmer weitergebe. Nachdem die Teilnehmer etwa die White-Elephant-Prinzipien in einer Übung angewendet haben, war dies ihre Rückmeldung, was ihnen die Technik ermöglichen wird.

Hier noch drei abschließende Tipps, wie du diese Techniken einsetzt:

1. Erkläre deinem Team nicht, dass du beim Facilitieren auf besondere Techniken zurückgreifst, leite das Team einfach an.
2. Teile dein Vorgehen erst mit deinen Teammitgliedern, wenn sie die Wirkung auf ihre Zusammenarbeit erfahren haben und dich fragen, was dein Geheimnis ist.
3. Ab diesem Zeitpunkt solltest du die Zusammenarbeit nicht mehr facilitieren, sondern interessierten Teammitgliedern deine Techniken unterbreiten und sie bei der Umsetzung coachen. So schaffst du die Grundlage, dass die Zusammenarbeit auch effektiv ist, wenn du nicht an den Scrum Events teilnimmst.

Aus meiner Erfahrung ist dieses Vorgehen die beste Möglichkeit, als Scrum Master das Selbstmanagement im Team zu fördern!

Wenn du mehr erfahren willst oder Fragen zu einen Facilitation-Techniken hast, dann melde dich zu meinem Webinar „Effektive Kommunikation: Wie nur 3 Facilitation-Methoden die wichtigste Fähigkeit eines Scrum Teams fördern“ an.