Machst du diese 5 Fehler, wenn du bei der Meeting-Moderation auf „schwierige Personen“ triffst?

Nichts ist alarmierender als eine solche Aussage:

„Sprich bitte in der Pause mit der Labertasche, das halte ich nicht mehr aus!“

Wirst du als Moderator eines Meetings von einem Teilnehmer so angesprochen, sollten alle Alarmglocken läuten. Jetzt wird es höchste Zeit, zu handeln.

Unerfahrene Moderatoren begehen reihenweise die gleichen Fehler!

Willst du nicht als unerfahren abgestempelt werden, lies weiter. Ich verrate dir fünf „schwierige Personentypen“, auf die ich in den vergangenen Jahren gestoßen bin. Und ich zeige dir, wie du Fehler vermeidest, die ich in diesen Situationen gemacht habe.

Legen wir los:

Fehler 1: Den „Vielredner“ unterbrechen

„Entschuldigung, wäre es in Ordnung, wenn jemand anderes auch mal spricht?“

Einen „Vielredner“ zu unterbrechen und das Wort einer anderen Person im Raum zu erteilen, ist ein Fehler. Diesen Fehler kannst du noch potenzieren, indem du den „Vielredner“ mit einem provozierenden Unterton unterbrichst.

Wenn du versuchst, einen Vielredner verbal zu dominieren, wird das lediglich dazu führen, dass er noch mehr Aufmerksamkeit bekommt. Wenn eine Person viel spricht, dann bedeutet dies, dass die anderen wenig sprechen. Als Moderator solltest du dich hier auf die Mehrheit konzentrieren, also auf die Personen, die wenig sprechen.

Drei Tipps, wie dir das gelingt:

• Anstatt zu sprechen, kannst du mit der Gruppe zum Schreiben wechseln. Jeder in der Gruppe sollte seine Gedanken für sich in Ruhe aufschreiben. Diese Technik ist als „Individuelles Schreiben“ bekannt.
• Wechsel von der unstrukturierten Diskussion in der Gruppe zu einem auf Runden basierenden Diskussionsformat. Verwende hierzu etwa einen „Rede-Token“.
• Wechsel von Großgruppen-Diskussionen auf die Diskussion in kleineren Gruppen.

Fehler 2: Den „Verspielten“ ermahnen

„Okay, alle zusammen, lasst uns bitte zum Thema zurückkehren!“

Sollten Teilnehmer im Meeting herumblödeln, ist es ein Fehler, wenn du deine Stimme erhebst und zu mehr Fokus ermahnst.

Ich nehme eine solche Situation als Anlass für eine Pause. Und das solltest du auch tun. Rumblödeln ist meistens ein Zeichen dafür, dass die Personen im Meeting erschöpft oder gelangweilt sind. Wenn du dir unsicher bist, dann frage doch nach der Pause nach: „Bevor wir weitermachen, was sollten wir anders machen?“

Hier noch drei weitere Tipps in dieser Situation:

• Akzeptiere die Ablenkung. Wenn Teilnehmer mal abschweifen, ist dadurch nicht gleich der Erfolg des Meetings gefährdet.
• Anstatt zu ermahnen, erinnere die Gruppe lieber an die gemeinsam beschlossenen Ziele dieses Meetings.
• Behindert das Rumblödeln einiger die Arbeit aller, dann solltest du eine Diskussion über die Einhaltung der Working-Agreements anstoßen.

Fehler 3: Den „Stillen“ loben

„Tolle Arbeit bisher!“ oder „Wenn es keine Fragen gibt, gehe ich davon aus, dass für euch alles klar ist. Super, lasst uns weitermachen!“

Achtung: Stille bedeutet nicht Zustimmung! Und Personen zu loben, wird sie nicht motivieren, von nun an mehr mitzuarbeiten.

Als Moderator bin ich misstrauisch gegenüber niedriger Beteiligung in Workshops oder Meetings. Aus meiner Erfahrung ist niedrige Beteiligung ein Anzeichen dafür, dass in der Gruppe wenig psychologische Sicherheit herrscht. Nochmal anders gesagt: Die Menschen trauen sich nicht, ihre Meinung zu sagen.

Hier drei einfache Techniken, die dir helfen, schnell für mehr Vertrauen zu sorgen:

• Wechsel von Großgruppen-Diskussionen auf die Diskussion in kleineren Gruppen. Lass die Teilnehmer Zweiergruppen bilden und lockere die Situation mit der folgenden Gesprächseinladung auf: „Was ist am Thema des heutigen Meetings für dich wichtig?“
• Anstatt zu diskutieren, wechsel mit der Gruppe zum Schreiben. Ermutige jeden Teilnehmer, seine Gedanken zum aktuellen Thema auf einen Notizzettel zu schreiben.
• Lockere die Diskussion auf. Bitte die Gruppe, die schlechtesten Ideen für die Lösung des aktuellen Problems zu formulieren. Diese Technik heißt „Worst Possible Idea“ und hilft, die Dinge mit mehr Humor zu sehen.

Fehler 4: Den „Themen-Springer“ einfangen

„Das klingt mir nach einem anderen Thema.“

Als Moderator bin ich nicht für den Inhalt verantwortlich. Mir eine Meinung darüber zu erlauben, was hier besprochen werden soll und was nicht, halte ich für einen Fehler.

Dieser Fehler hat weitreichende Auswirkungen. Mischst du dich als Moderator in die Themenauswahl ein, riskierst du, dass es zwischen den Gruppenmitgliedern „knirscht“.

Du erschaffst die Groan Zone!

Mehr über die Groan Zone kannst du hier erfahren. Kurz gesagt sorgst du dafür, dass ein Teil der Gruppe in die konvergente Phase katapultiert wird. Allerdings befindet sich der Rest der Gruppe noch in der divergenten Phase. Dieser Fehler wurde mir leider schon mehrmals schwerlich bewusst, als ich nach dem Meeting Folgendes zu hören bekam: „Warum wurde ich eigentlich zum Termin eingeladen, wenn die Entscheidung bereits feststand?“

Du vermeidest diesen Fehler mit folgenden drei Schritten:

1. Sorge zu Beginn des Meetings dafür, dass es einen Themen-Parkplatz gibt. Bei der Besprechung der Working-Agreements erklärst du kurz die Funktionsweise des Parkplatzes.
2. Führen Themen am Hauptthema vorbei, kannst du diese Beobachtung der Gruppe anbieten. Etwa indem du unterschiedliche Themen, die gerade diskutiert werden, für alle zusammenfasst und als Notiz festhältst: „Ich versuche kurz, ob ich die wichtigsten Themen zusammenfassen kann, die diskutiert werden.“
3. Überlasse es den Teilnehmern, zu entscheiden, wie und ob die Themen zum Hauptthema des Meetings passen. Nutze die Aufforderung: „Bitte helft mir, diese Themen mit dem Hauptthema des Meetings zu verbinden.“ Diese Bitte reicht aus, um viele Randthemen auf den Themen-Parkplatz zu befördern.

Fehler 5: Den „Unterbrecher“ abwürgen

„Moment mal, Tom. Jetzt hat Kim das Wort! Lass sie ausreden.“

Wenn sich in der Diskussion die Teilnehmer gegenseitig unterbrechen, ist es ein Fehler, dieses Verhalten noch zu verstärken. Mit verstärken meine ich, dass der Moderator die Redereihenfolge bestimmt.

In einer solchen Situation benötigen die Mitglieder der Gruppe die Hilfe des Moderators.

Allerdings nicht, indem du der Gruppe zu verstehen gibst, dass der Moderator die Macht über die Gruppe hat. Oder dass Ideen nur Gehör finden, wenn Gruppenmitglieder andere unterbrechen oder lauter als sie sprechen. Als Moderator solltest du mit gutem Beispiel vorangehen. Ausnahmslos!

Wie kann das geschehen? Mein zweischrittiger Ansatz hierfür lautet:

1. „Tom, ich werde hier kurz unterbrechen. Du kannst deinen Standpunkt gleich darlegen.“ Ja. Als Moderator unterbreche ich Tom. Allerdings mit der Absicht einen Prozess vorzuschlagen, der die Meinung jedes Einzelnen wertgeschätzt wird. Das kommt jetzt: 
2. „Jetzt möchte ich euch ein Verfahren vorschlagen, mit dem wir sicherstellen können, dass jeder seine Meinung sagen kann und gehört wird.“ Durch den Vorschlag eines anderen Moderationsansatzes sichere ich, dass die Entscheidungsmacht der Gruppenmitglieder erhalten bleibt.

Als Moderationsansatz haben sich hierfür die White-Elephant-Prinzipien bewährt. Wenn du die Moderation mit den White-Elephant-Prinzipien selbst ausprobieren willst, empfehle ich dir, mein „Professional-Scrum-Facilitation-Skills“-Training zu besuchen. Das Training bietet Agilen Coaches und Scrum Mastern eine sichere Umgebung, um neue Moderationstechniken auszuprobieren. Und dein Team wird nicht zum Versuchskaninchen.

Welche „schwierigen Personentypen“ gibt es noch?

Der „Vielredner“, der „Verspielte“, der „Stille“, der „Themen-Springer“ und der „Unterbrecher“ sind nur fünf „schwierige Personentypen“. Meine Frage an dich:

Auf welche „schwierigen Personentypen“ bist du noch getroffen?

Schreibe sie in die Kommentare.

Bis ich dir einen Tipp geben kann, wie du die Situation mit ihnen meistern kannst, lass dich von folgendem Rat leiten:

Nach fast 10 Jahren als Moderator treffe ich immer noch auf neue Situationen. Damit ich in einer unbekannten Situation keinen Amateurfehler begehe, verlasse ich mich auf die Ärzte-Weisheit:

Das Syndrom zu eliminieren, wird das Problem nicht lösen.

Vergiss niemals: Menschen sind nie schwierig! Was schwierig werden kann, ist die Interaktion zwischen ihnen. Und diese kann ich als Moderator verändern. Darin besteht dein Auftrag!