Die Diskussion im Daily Stand-up dauert schon wieder ewig.
Du weißt nicht, wie du eingreifen sollst. Du stehst nur hilflos daneben.
Wenn dir dieses Gefühl bekannt vorkommt, dann bist du nicht allein. Tatsächlich geht es vielen Scrum Mastern am Anfang ihrer Karriere so. Bis sie durch viele Trial-and-Error-Momente gelernt haben, welche Fertigkeiten ihnen helfen, produktive Interaktion der Teammitglieder zu ermöglichen.
Was ist die wahre Ursache dafür, dass sich die Diskussionen im Kreis drehen? Diese Frage wird in diesem Artikel beantwortet:
Wie verlaufen Diskussionen?
Lass uns zur Beantwortung dieser Frage gemeinsam mit etwas Abstand einen Diskussionsverlauf betrachten.
Eigentlich sollte es so einfach sein: Das Team kommt zu einem bestimmten Thema zusammen. Jeder bringt sich mit einem Lösungsvorschlag ein. Die unterschiedlichen Ansätze werden vorgestellt, diskutiert, ergänzt und schließlich zu einer Lösung zusammengeführt. Jeder im Team stimmt zu, diesen gemeinsamen Ansatz weiterzuverfolgen und umzusetzen. Etwa so, wie in diesem Schaubild dargestellt. Dort steht jeder Kreis für eine Idee.
Du wirst zustimmen, dass die Wirklichkeit in den seltensten Fällen so aussieht. Was genau ist in echten Diskussionen anders?
In der Realität kommt eine Gruppe von Menschen nicht linear von der Frage direkt zum Punkt des gemeinsamen Verständnisses und zu einer gemeinsamen Lösung.
In Diskussionen herrscht Uneinigkeit
Bei den folgenden Fragen sind sich häufig nicht alle Teammitglieder einig:
- Was ist unser Ziel für diesen Sprint?
- An welchen Dingen sollten wir heute als Team gemeinsam arbeiten, um dem Ziel einen wichtigen Schritt näherzukommen?
- Wie finden wir in der Sprint Retrospektive einen Verbesserungsvorschlag, welchen das ganze Team weiterverfolgen will?
In der Realität sehen diese Situationen häufig eher so aus:
Aber warum verlaufen Diskussionen häufig so? Wir dürfen niemals vergessen: In Produktteams arbeiten Menschen und keine Maschinen! Menschen verlieren schnell ihr gemeinsames Ziel aus den Augen. Sie hängen an ihren eigenen Vorschlägen und verbeißen sich auch mal darin. Selbst wenn sie ihr Bestes geben, um nicht abzuschweifen, sind sie am Ende Individuen mit unterschiedlichen Standpunkten und Ansichten.
Allerdings ist das auch eine gute Sache: Unterschiedliche Ansichten und Perspektiven zu haben, ist essenziell, um kreativ und innovativ Probleme lösen zu können. Gleichzeitig entsteht der Vorteil eines Teams erst dann, wenn jeder im Team auf dasselbe Ziel hinarbeitet.
Wir stehen also vor einem Dilemma und müssen einen Prozess finden, der uns einerseits ermöglicht, jedem einzelnen Mitglied des Teams zu helfen, seinen Standpunkt zum Ausdruck zu bringen. Andererseits müssen dieselben Personen ihre Differenzen verringern können und die Diskussion zu einem Abschluss bringen. Ein idealer Entscheidungsprozess könnte also so aussehen:
Von divergentem Denken zu konvergentem Denken
Diese beiden Teile der Entscheidungsfindung werden als „divergentes Denken“ und „konvergentes Denken“ bezeichnet.
Hier einige Beispiele für divergentes Denken:
- Alternativen generieren
- Frei fließende, offene Diskussion
- Sammeln verschiedener Perspektiven
- Aussetzen von Urteilen
Und hier auch einige Beispiele für konvergentes Denken:
- Alternativen bewerten
- Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
- Sortieren von Ideen in Kategorien
- Beurteilung von Lösungen
Würde ein Team diesem Prozess folgen, würde es zunächst eine Vielzahl von Ideen entwickeln und erkunden. Als Nächstes würden die Teammitglieder die besten Ideen in einem Vorschlag zusammenfassen. Diesen Vorschlag würden sie dann so lange verfeinern, bis sie zu einem gemeinsamen Verständnis gelangt sind.
Was fehlt in diesem Beispiel? Spiegelt es besser die Realität wider als das Beispiel im allerersten Bild?
Es wäre großartig, wenn Diskussionen von einer Divergenz in eine Konvergenz übergehen würden und dann eine Entscheidung getroffen werden könnte. Das wäre eine ideale Situation. Im wirklichen Leben gehen Gruppen nicht automatisch zu konvergentem Denken über. Selbst wenn sie viel Zeit in divergente Denkaktivitäten investieren, stoßen die meisten Gruppen auf Hindernisse und bleiben stecken.
Die Entscheidungsfindung steckt in der Groan Zone fest
Sam Kaner bezeichnet diese Phase, in der eine Entscheidungsfindung festzustecken scheint, als die Groan Zone.
Diese Phase der Verwirrung und Frustration ist ein natürlicher Bestandteil einer schwierigen Entscheidungsfindung in einem Team. Die Teammitglieder überschreiten die Grenze zwischen den vertrauten Optionen und beginnen, verschiedene Perspektiven zu erkunden oder in komplexe Themenbereiche einzudringen. Ab diesem Moment haben die Teammitglieder Mühe, neue und andere Denkweisen zu integrieren, die nicht ihre eigenen sind.
Jeder, der schon einmal in einer solchen Situation war, kennt die Aussagen, welche wir zu hören bekommen:
- „Wir verschwenden unsere Zeit hier.“
- „Wir drehen uns im Kreis!“
- „Ich dachte, wir wären uns einig, dass wir beim Thema bleiben wollen.“
- „Wir benötigen bessere Meeting-Regeln.“
- „Versteht noch jemand, was hier eigentlich los ist?“
Was ist der größte Fehler in der Groan Zone?
Diese Situation kann noch verschlimmert werden, wenn der Verantwortliche für das Meeting versucht, die Frustration zu lindern, indem er verkündet, dass er jetzt eine Entscheidung getroffen hat.
Das ist der größte Fehler, welchen man hier machen kann, da dieses Verhalten bei den meisten Menschen zu tiefem Misstrauen führt: „Warum wurde mir gesagt, dass ich bei dieser Entscheidung ein Mitspracherecht habe, wenn bereits feststand, wie das Ergebnis aussehen würde?“
Wie können wir also, anstatt eine schlechte Entscheidung zu treffen, zu einem starken Ergebnis gelangen?
Wir können Facilitation-Fertigkeiten nutzen, um die Teams durch die Groan Zone zu navigieren. Ein starkes Ergebnis ist eine Entscheidung, die jeder im Team tragen und zu der sich jeder verpflichten kann.
Das Diamant-Modell der partizipativen Entscheidungsfindung von Sam Kaner veranschaulicht dies, wie folgt:
Als Facilitator kann dir das Diamant-Modell bei der partizipativen Entscheidungsfindung helfen:
- Als Brille, welche dir in Meetings und Scrum Events dabei hilft, zu erkennen, wie sich die Teamdynamik verändert, und dich in die Lage versetzt, passend zu reagieren.
- Als Plan, um Workshops und Scrum Events zu gestalten, die alle einbeziehen und zu einem starken Ergebnis führen.
Mehr zur Groan Zone
Wenn du mehr über partizipative Entscheidungsfindung und die Groan Zone erfahren möchtest, dann empfehle ich dir:
- Recognize the Groan Zone – Agile with Jimmy: Jimmy erklärt in seinem fantastischen Video, wie du die Groan Zone erkennen kannst.
- „Professional Scrum Facilitation Skills“-Training: Dort lernst du neben der Groan Zone auch noch viele hilfreiche Techniken kennen, wie du sie erfolgreich umschiffst.
- Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making: Das Standardwerk für Facilitation. Geschrieben von Sam Kaner, der den Begriff der Groan Zone geprägt hat.