Wie moderierst du ein Sprint Review? 4 Fragen, die dich leiten können

Scrum Master zu sein, ist nicht einfach.

Wir sollen dem Team helfen, die Theorie hinter Scrum zu verstehen, die Mitglieder des Teams in Selbstmanagement coachen, Hindernisse aus dem Weg räumen, die die Entwicklungsgeschwindigkeit verlangsamen, und vor allem das Unternehmen so verändern, dass es von agilem Arbeiten profitieren kann. 

Wir sollen der Change Agent sein!

So die Theorie. In der Praxis stellst du dir wahrscheinlich jetzt die Frage: „Wie fange ich damit bloß an?“

Als ich vor 8 Jahren angefangen habe, in Scrum Teams zu arbeiten, hätte ich mir folgenden Ratschlag gewünscht: 

Investiere deine Zeit in die Facilitation eines effektiven Sprint Reviews.

Du bist auf einem verlorenen Posten, wenn du Veränderung im Unternehmen allein vorantreiben musst. Ein gut begleitetes Sprint Review stellt einen riesigen Hebel dar, um die Vorzüge agilen Produktmanagements im ganzen Unternehmen hochzuhalten. 

Im Folgenden findest du meine 4 Fragen, die ich nutze, um ein effektives Sprint Review zu moderieren.

Frage #1: Wer sind die Stakeholder und wer sollte ins Sprint Review eingeladen werden?

Ein effektives Sprint Review beginnt nicht erst mit dem Sprint Review. 

Es beginnt mit der Beantwortung der Fragen:

• Wer sind die Stakeholder des Produkts?
• Wie können wir sie effizient einbeziehen? 

Um diese beiden Fragen zu beantworten, hilft dir eine Stakeholder-Matrix. In zwei einfachen Schritten erstellst du sie:

1. In Zusammenarbeit mit deinem Team listest du alle Personen auf, die Interesse am Produkt oder Einfluss auf dessen Management haben. 
2. Entscheidet gemeinsam, in welche Kategorie die Personen in der Stakeholder-Matrix am besten passen.

Nachdem ihr die euch aktuell bekannten Stakeholder identifiziert habt, entscheidet ihr, wen ihr einladen solltet. Mein Tipp an dich lautet hier: Beginnt mit den Personen, die ihr als „Promoters“ eingeordnet habt. Sie stellen große Kunden, Investoren, Manager oder wichtige Nutzer dar. Das sind die Personen, mit denen dein Team sich häufig austauschen sollte, um Anforderungen an das Produkt zu erkennen und bestehende Annahmen über den Einsatz des Produkts zu überprüfen. Wenn dein Team noch weitere Personen einladen möchte, dann solltet ihr aus meiner Sicht Personen aus der Kategorie „Defenders“ einladen. In der Regel handelt es sich hierbei um gewöhnliche Nutzer oder Produktmanager anderer Produkte. Alle anderen Stakeholder könnt ihr über andere Wege einbeziehen oder informieren. Etwa indem ihr Release-Notes veröffentlicht, einen Newsletter versendet oder Feedback-Bogen ausfüllen lasst. 

Nachdem die Stakeholder eingeladen sind, solltest du dir die zweite Frage stellen:

Frage #2: Welcher Agenda folgen wir im Sprint Review?

Im Sprint Review ist Effizienz der entscheidende Faktor.

Viele Scrum Teams beklagen, dass sie nicht die richtigen Stakeholder für ihre Reviews begeistern können. Bei näherer Betrachtung ist der Grund dafür häufig schnell gefunden: Ihr Review liefert nicht genug Mehrwert für die investierte Zeit der Stakeholder.

Im Folgenden findest du meine Agenda für ein gelungenes Sprint Review, was Stakeholder und Team weniger als 60 Minuten Zeit kosten sollte.

- Willkommen: Als Scrum Team heißt ihr die Stakeholder willkommen, stellt noch mal den Zweck eines Reviews klar und wiederholt die Working-Agreements für den Termin.

- Vorstellung des Produkt-Ziels und des Sprint-Ziels: Der Product Owner stellt das aktuelle Ziel des Produkts und des Sprints vor. Es geht darum, die Frage zu beantworten, wie dieser Sprint den Wert des Produkts für die Nutzer steigern kann. 

- Vorstellungen des Inkrements: Die Stakeholder begutachten das fertige Inkrement. Es stellt das Ergebnis der Arbeit des Scrum Teams dar. Falls nötig, steht das Team für Rückfragen und Erklärungen bereit.

- Feedback zum Inkrement: Nachdem die Stakeholder die neue Version des Produkts ausprobiert haben, geben sie dem Scrum Team Rückmeldung zum Inkrement. 

- Begutachten von Marktveränderungen und der Release-Timeline: Um ein vollumfängliches Bild des aktuellen Produkts zu erhalten, gehen das Scrum Team oder andere Stakeholder auf mögliche Veränderungen im Umfeld des Produkts ein. Beispiele hierfür können sein: Veränderungen im Kundensegment, regulatorische Veränderungen und Release-Zeitpunkte.

- Vorstellungen des aktuellen Product Backlog und Überlegungen, was das nächste Ziel des nächsten Sprints sein könnte: Nachdem der aktuelle Zustand des Produkts transparent gemacht wurde, geht es nun darum, gemeinsam eine mögliche Zukunft zu planen. Das Team stellt dazu den Product Backlog vor und gemeinsam mit den Stakeholdern wird überlegt, was ein lohnendes Ziel für den nächsten Sprint darstellen könnte.

Auf die Vorstellung des Inkrements möchte ich noch speziell eingehen: Mit einem straffen Zeitplan und einer guten Agenda sparen wir den Stakeholdern Zeit. Damit der Termin für sie wirklich Mehrwert bietet, sollten sie eng miteinbezogen werden. Deshalb solltest du dir als Facilitator die Frage #3 stellen: 

Frage #3: Wie können wir das Sprint Review von einer reinen Präsentation in eine Working-Session verwandeln?

Hier vier Impulse, die du bei der Beantwortung dieser Frage in Betracht ziehen kannst:

• Vermeidet es, über Aufgaben, Projekte und theoretische oder hypothetische Dinge zu sprechen. Sprecht stattdessen über das Verhalten der Nutzer, die Vorteile für die Kunden und die Auswirkungen auf den Geschäftswert. Zeigt euch verantwortlich für das Ergebnis des Sprints und seid offen für Vorschläge. 
• Gestaltet das Sprint Review zum Anfassen. Teilt ein Tablet oder Handy an die Stakeholder aus, auf dem die neuste Produktversion zum Ausprobieren bereitsteht. Ermöglicht den Stakeholdern live im Review ein neues Feature am PC zu testen. 
• Zur Vorstellung des Product Backlogs kann es hilfreich sein, eine Darstellung zu wählen, in der die Stakeholder auf einen Blick die mögliche Zukunft des Produkts erkennen können. Hier in Form einer Roadmap dargestellt:
   
   
• Bezieht jeden Anwesenden mit ein. Etwa indem ihr jedem Stakeholder erlaubt, ein mögliches Sprint-Ziel zu formulieren oder die Einträge des Product Backlogs mit Value-Estimation bewerten zu lassen. 

Was ist der Vorteil agiler Arbeitsweisen? Wir denken in Iterationen und akzeptieren, dass wir es nicht beim ersten Mal perfekt erraten können. 

Wenn wir das im Hinterkopf behalten, dann beenden wir ein Sprint Review mit der Planung, wie wir das nächste effektiver machen können. Deshalb lautet die letzte Frage, welche du dieses Mal direkt an die Stakeholder weiterleiten kannst:

Frage #4: Wie können wir unser Sprint Review bis zum nächsten Mal verbessern?

Sie ist als Perfection Game bekannt. Ich verwende sie in jedem Sprint und bin von ihrer Wirkung so überzeugt, dass ich sie auch in meinem „Professional Scrum Facilitation Skills“-Training den Teilnehmenden ans Herz lege. 

Sie lautet:

• Auf einer Skala von 0 bis 10 – inwieweit hat dir dieses Sprint Review geholfen, deine Aufgabe im Unternehmen zu erfüllen?
• Welche Verbesserungen sollten wir vornehmen, um von dir eine perfekte Punktzahl zu erhalten?