Facilitieren ist ein schwieriges Wort.
Es impliziert so viel und deshalb ist es schwierig, genau festzulegen, was gute „Facilitation“ eigentlich ausmacht.
Komplexe Arbeit verläuft in den seltensten Fällen wie geplant. Scrum Master facilitieren die Arbeit des Teams, damit sie das Wesentliche nicht aus den Augen verlieren: die Erreichung des Sprint-Ziels und Erstellung eines Inkrements. Facilitieren bedeutet also, die Zusammenarbeit für das Team zu vereinfachen und zu erleichtern.
Aber was zeichnet einen guten Facilitator aus?
Seine Fähigkeiten im Umgang mit Menschen. Die folgenden neun Fähigkeiten bilden dafür die Grundlage. Sie sind so essenziell, dass ich sie auch in meinem Professional Scrum Facilitation Skills Training weitergebe.
Fähigkeit #1: Aktives Zuhören
Zuhören ist das Gegenteil von Sprechen.
Facilitatoren zeichnet aus, dass sie zuhören können. Mehr noch: Sie hören aktiv zu. Sie konzentrieren sich voll und ganz auf das, was gesagt wird, und auf das, was nicht gesagt wird. Ein Test, ob du wirklich zuhörst, lautet: Bist du nach dem Gespräch in der Lage, wiederzugeben, was dein Gegenüber gesagt hat?
Erfolgreiche Scrum Master gehen stets mit gutem Beispiel voran und inspirieren andere dazu, sich vollständig auszudrücken und ebenfalls zuzuhören, wenn andere sprechen.
Fähigkeit #2: Ermutigung zur Neugierde
Neugierde ist die Voraussetzung für erfolgreiches Lernen.
Facilitatoren ermutigen die Teammitglieder neugierig zu sein. Sie tun dies, indem sie offene Fragen stellen und zur Reflexion und Diskussion anregen. Mein Lieblingsbeispiel ist die Frage: „Was würde Batman tun?“ Diese Frage hilft häufig ein aussichtsloses Problem mit neuen Augen zu sehen und humorvoll radikal unterschiedliche Lösungsansätze in Betracht zu ziehen.
Erfolgreiche Scrum Master fördern stets das Lernen ihres Teams, indem sie jeden zu Neugierde ermutigen.
Fähigkeit #3: Problemlösung einleiten
Facilitatoren vereinfachen die Lösung von Problemen für das Scrum Team.
Dies macht erfahrene Facilitatoren aus. Dabei gehen sie nach folgendem Schema vor: Sie helfen dem Scrum Team das Problem zu definieren, es in eine klare Problemstellung umzuwandeln und die Gruppe zu ermutigen, eine Reihe von Lösungen für das Problem in Betracht zu ziehen.
Die Fähigkeit, eine Reihe unterschiedlicher Lösungen zu betrachten, ist entscheidend in der Produktentwicklung.
Fähigkeit #4: Konflikte bewältigen
In der Teamarbeit sind Konflikte unausweichlich.
Ein guter Facilitator erkennt diese Tatsache an. Er erkennt, dass Konflikte unter den Teammitgliedern natürlich sind und nicht unterdrückt werden sollten, solange sie in angemessener Weise ausgetragen werden. Er hat stets ein Auge darauf, ob es beim Konflikt noch um die Sache geht oder ob er bereits auf eine persönliche Ebene eskaliert ist. In diesem Fall schreitet er sofort ein, damit kein großer Schaden im Team entsteht.
Ein Scrum Master, der die Haltung eines Facilitators einnimmt, unterstützt das Team darin, Konflikte konstruktiv und respektvoll zu behandeln.
Fähigkeit #5: Offenheit vorleben
Offenheit beginnt bei einem selbst.
Ferner ist ein Facilitator nicht nur selbst stets offen und ehrlich, sondern ermutigt die Gruppe, offen für die Ideen, Vorschläge und Perspektiven anderer zu sein. Er ermutigt alle Teammitglieder, sich aktiv an den Aktivitäten und Diskussionen zu beteiligen und einen Beitrag zu leisten, je nachdem, wie wohl sie sich dabei fühlen. Diese Freiwilligkeit schafft eine sichere und vertrauensvolle Atmosphäre, in der die Gruppenmitglieder bereit sind, ihre Gedanken und Ideen mitzuteilen.
Offenheit benötigt eine vertrauensvolle Atmosphäre, für die Schaffung dieser übernehmen Scrum Master die Verantwortung.
Fähigkeit #6: Einfühlungsvermögen und Mitgefühl zeigen
Bei Scrum geht es weniger um einen Prozess, sondern mehr um das Verhalten der Teammitglieder.
Dessen sind sich Scrum Master, die wie Facilitatoren handeln, bewusst. Sie verhalten sich verständnisvoll und respektvoll gegenüber den Gefühlen, Perspektiven und Handlungen anderer. Dies zeigt sich bereits an kleinen Interaktionen: wie sie etwa Scrum Events damit beginnen, die Anwesenden zu fragen, wie es ihnen geht, bevor das Team mit der inhaltlichen Arbeit beginnt.
Das zentrale Element von Scrum sind die Menschen. Das vergessen Facilitatoren niemals.
Fähigkeit #7: Ziele setzen
Ein Facilitator hilft dem Team zu jedem Zeitpunkt, den Zweck eines Meetings nicht aus den Augen zu verlieren.
Erfahrene Facilitatoren erreichen dies, indem sie mit dem Team zusammenarbeiten und ein übergreifendes Ziel festlegen. Dann konzentrieren sie sich darauf, dass das Team dieses Ziel nicht aus den Augen verliert. Das kann geschehen, indem gemeinsam eine Agenda für den Termin erarbeitet wird. Oder indem sie die Frage stellen: „Könnt ihr noch mal für alle erklären, wie uns diese Diskussion hilft, damit wir unserem Ziel für dieses Meeting näher kommen?“ Häufig minimiert schon allein diese Frage nicht zielführende Diskussionen.
Ein Facilitator führt eine Gruppe von Menschen, um ihre gemeinsamen Ziele zu erreichen.
Fähigkeit #8: Konsensbildung fördern
Facilitatoren versetzen Teams in die Lage, Einigungen zu erzielen.
Neben der Aufteilung der Produktentwicklung auf drei Verantwortlichkeiten gibt Scrum keine weitere Anleitung, wie Entscheidungen getroffen werden sollen. Häufig kann es deshalb eine große Herausforderung sein, einen Konsent oder sogar einen Konsenz unter den Entwicklern zu finden. Scrum Master, die wie Facilitatoren handeln, unterstützen das Scrum Team mit Methoden wie Dot-Voting, Römischem Voting oder Fist-of-five, um eine Entscheidung zu finden, bei der jeder miteinbezogen wurde.
Konsensentscheidungen helfen, die optimale Lösung zu finden.
Fähigkeit #9: Zeit effizient managen
Ein Facilitator hilft dem Team auf Kurs zu bleiben und lässt gleichzeitig Flexibilität zu.
Facilitatoren konzentrieren sich darauf, das Ergebnis innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erreichen, statt eine strikte Tagesordnung blind zu befolgen. Sie navigieren dabei zwischen den beiden Extremen:
- Ein zu restriktives Zeitmanagement kann zielgerichtete Gespräche und Überlegungen im Keim ersticken.
- Ein mangelndes Zeitmanagement kann die Konzentration und den Fortschritt einschränken.
Da Zeit gleich Geld ist, tragen Scrum Master, die diese im Auge behalten, maßgeblich zur Effektivität des Scrum Teams bei.