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Este es el artículo 1 de 3 de una serie sobre Business Agility a partir de las charlas y trabajos con clientes en los últimos meses. Los siguientes serán:
- Gestión del flujo de valor con OKR, Scum y Flight Levels
- Orientación a valor en Scrum con OKR
🤔 ¿Qué es la estrategia ágil?
La estrategia empresarial consiste en decidir qué productos y servicios debe ofrecer la empresa en cada momento para perseguir su misión, alcanzando los objetivos marcados de satisfacción del cliente y beneficio empresarial.
Como dijeron Martin y Lafley en su libro Playing to Win: How Strategy Really Works “la estrategia consiste en decidir dónde jugar y cómo ganar”. Así, se trata de entender en qué sectores y tipos de productos/servicios es adecuado competir, y cómo hacer la oferta de la empresa al menos tan buena para el cliente como las demás.
La estrategia tradicional está basada en análisis detallados y una planificación rígida y a largo plazo de cómo desplegar la estrategia. Aunque ésta fue efectiva en la 2ª mitad del siglo anterior, la aceleración continua en la innovación en productos y servicios trajo la economía digital, hace hoy en día inviable este tipo de estrategia.
En cambio, la estrategia ágil parte de la premisa que es necesario aprender y adaptarse de manera rápida a la evolución tecnológica, a los gustos y necesidades de los clientes, y a la actuación de los demás competidores.
La estrategia ágil se basa en la adaptabilidad, la colaboración transversal y el aprendizaje continuo. Este enfoque promueve la experimentación, el feedback rápido y la iteración, permitiendo a las empresas pivotar según sea necesario y aprovechar oportunidades emergentes.
💪El reto de la estrategia suele estar en su ejecución
La creación de estrategias puede ser un proceso estimulante, basado en el análisis de datos, en sesiones creativas con lluvia de ideas y grandes aspiraciones. Esto crea planes con un horizonte temporal típicamente entre 1 y 5 años.
Pero lo difícil es la ejecución de la estrategia por dos motivos:
- Se debe probar que las decisiones sobre los productos y servicios ganadores eran acertadas.
- Alinear a la organización para trabajar en los objetivos estratégicos teniendo en cuenta su herencia y además sumando el trabajo del día a día, es muy difícil. Se atribuye a Peter Drucker el dicho “crear la estrategia es fácil, ejecutarla es un arte”.
La estrategia ágil trata de paliar estos retos así:
1) Validando de manera creciente y frecuente las asunciones hechas. Las asunciones sobre cómo los productos y servicios serán ganadores se deben probar de la manera más rápida y barata posible, y en función del resultado pivotar a otra idea o continuar invirtiendo en la actual.
Un ejemplo es el desarrollo de una funcionalidad de una aplicación. Desarrollarla durante meses y entregarla es lento, costoso y arriesgado. Comenzar haciendo experimentos como entrevistas y maquetas ayuda a reducir el riesgo de fracaso de manera más rápida y barata.
2) Creando transparencia y alineamiento organizativos. Las iniciativas estratégicas cuentan con la colaboración de muchas personas, equipos y departamentos. Todos los participantes deben tener una visión clara de los objetivos y del grado de avance conseguido, de su aportación necesaria, de las necesidades de colaboración con otras partes, y además aportar las ideas para optimizar el camino hacia los objetivos.
↕ Ejecución ágil de la estrategia con OKR, Flight Levels y Scrum
El uso conjunto de OKR, Flight Levels y Scrum permiten desplegar la estrategia con transparencia, alineamiento, validación creciente y aprendizaje continuo. Veamos cómo.
🏁 OKR (Objetivos y Resultados Clave)
OKR es un método que permite definir metas claras y medibles, estableciendo lo que se aspira alcanzar y cómo se cuantificará el avance.
La belleza de los OKR radica en su simplicidad y flexibilidad, permitiendo que los equipos mantengan alineamiento vertical en sus contribuciones a los objetivos estratégicos, y alineamiento horizontal horizontal para coordinarse.
Por ejemplo, un objetivo (O) podría ser "Este trimestre, aumentar la satisfacción de los usuarios con las actividades del gimnasio GymTonic”, mientras que los resultados clave (KR) que permitirían medir su consecución podrían ser:
- El cliente consigue reservar el 80% en sus actividades preferidas.
- Las actividades tienen más de un 50% de ocupación.
Los objetivos generales de la empresa suelen fijarse anualmente, mientras que los objetivos de los equipos suelen fijarse trimestralmente. Los resultados clave se suelen medir semanal o quincenalmente. Además los OKR de todos los equipos son públicos.
👉 Así pues, los OKR públicos permiten la transparencia tanto en la fijación de los objetivos como en su ejecución. Además los OKR de los equipos se alinean explícitamente y de manera consensuada con la dirección y con el resto de los equipos implicados.
Finalmente, la medición semanal de los resultados clave permite la validación creciente de la ejecución de la estrategia, aprender lo que funciona y lo que no, y pivotar en caso necesario.
✈ Flight Levels
Flight Levels proporciona ayuda a visualizar cómo se interconectan los objetivos estratégicos con las actividades diarias, garantizando que todos los equipos estén trabajando hacia metas comunes.
Los niveles de Flight levels son:
- Nivel 3: Objetivos e iniciativas estratégicas, posiblemente definidos con Flight Levels.
- Nivel 2: Coordinación del trabajo de las iniciativas estratégicas entre todos sus participantes.
- Nivel 1: Gestión del trabajo diario de los equipos.
👉 Los Flight Levels permiten mantener la transparencia de las iniciativas en marcha y del trabajo para realizarlas, y limitar ambos a un límite sostenible (WIP). Además permite alinear visualmente las iniciativas estratégicas con el trabajo de los equipos, y aprender/validar lo que funciona con reuniones frecuentes al nivel 3.
🏉 Scrum
Scrum permite a los equipos gestionar el trabajo complejo. Lo hace dividiendo los objetivos estratégicos en Objetivos de Producto que permiten dirigir el trabajo a alto nivel, y objetivos de Sprint en la escala de días y semanas, que permite planificar el trabajo.
Cada Sprint permite planificar y coordinar las tareas, hacer un seguimiento adaptativo diario del trabajo y de los resultados parciales obtenidos, y aprender al final del Sprint para optimizar el trabajo de los siguientes Sprints.
👉 Scrum permite mantener la transparencia y el alineamiento con sus Metas de Producto y de Sprint, Backlog de Producto y los resultados de los Sprints, visibles para las partes implicadas. Y las reuniones diarias del equipo, así como las reuniones finales de los Sprints, permiten validar los resultados y aprender cómo optimizar el trabajo para los siguientes Sprints.
🧭 El nivel de estrategia de Flight Levels
Para acabar este primer artículo de la serie, revisaremos el nivel 3 de estrategia de Flight Levels.
Como se ve en el diagrama, este nivel nos permite alinear los objetivos estratégicos de la empresa a largo plazo (uno o más años) con los objetivos intermedios de los equipos.
Además, podemos planificar las iniciativas de los equipos a corto y medio plazo, con resultados antes de 90 días, y lo más importante, hacer un seguimiento entre los equipos y la dirección frecuente (p.e. semanal o quincenal) de los resultados.
👉 Este nivel y su seguimiento frecuente permite la transparencia y el alineamiento entre los equipos y la dirección. Además, en pocas semanas aprendemos lo que funciona y lo que no, permitiendo validar la consecución de los objetivos y pivotar cuando es necesario.
Siguientes pasos
Ahora ya tenemos una visión general de cómo trabajan juntos OKR, Flight Levels y Scrum.
En el siguiente artículo veremos cómo funciona el nivel 2 de coordinación de Flight Levels, que permite mantener un volumen de trabajo sostenible, conseguir el alineamiento horizontal de los equipos, y reaccionar rápidamente ante descubrimientos imprevistos respecto a los riesgos de conseguir los objetivos.
¡No os lo perdáis!
Para saber más
- Cursos OKR de OKRmentors. Os explicará todo lo que debéis saber de OKR, desde un curso introductorio de 2 horas (OKR Boost) hasta cursos para líderes (OKR Lead) y agentes del cambio en los equipos (OKR Champion).
- Libro Rethinking Agile para introducirse en Flight Levels.
- Curso Flight Levels System Architecture, en Español e Inglés, del formador oficial José Casal si queréis profundizar en Flight Levels.
- Cursos Scrum de ITNOVE, si queréis conocer como funciona Scrum de manera profesional.